Passare da Outlook a mello

Prima di cominciare

• Un indirizzo mello. Per ora mello è solo su invito: richiedi un invito e accedi una volta su mail.mello.mx.
• Un computer con Thunderbird o Apple Mail. Servono a copiare la posta da un account all’altro. Sono entrambi gratuiti, e alla fine puoi rimuovere gli account.
• Per un account di lavoro, prima una parola con l’IT. La casella è del tuo datore di lavoro, ed è il suo amministratore a decidere se la posta può uscirne. Chiedi prima di inoltrare o copiare qualcosa.

Inoltrare la posta nuova

Per prima cosa, fai in modo che Outlook mandi a mello tutto ciò che arriva. Così si può continuare a scriverti al vecchio indirizzo durante il trasloco.

1. In Outlook sul Web (outlook.com, oppure outlook.office.com per un account di lavoro), apri le Impostazioni, l’ingranaggio in alto.
2. Scegli Posta, poi Inoltro. Outlook può chiederti di accedere di nuovo prima di mostrarti la pagina.
3. Attiva Abilita inoltro e inserisci il tuo indirizzo mello.
4. Seleziona Mantieni una copia dei messaggi inoltrati, poi Salva.

Tieni la copia. Senza, Outlook non conserva niente di ciò che inoltra, nemmeno tra gli elementi eliminati, e la vecchia casella smette di farti da backup.

Outlook inoltra solo ciò che arriva da adesso in poi. Manda un messaggio di prova al tuo indirizzo Outlook e controlla che arrivi in mello.

Quando l’inoltro è bloccato

• Account di lavoro: l’amministratore può bloccarlo. Microsoft 365 blocca l’inoltro automatico verso indirizzi esterni finché l’organizzazione non lo permette. In quel caso l’opzione manca, oppure la posta inoltrata torna indietro con 550 5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding. Solo l’amministratore può cambiarlo. Se non lo fa, comunica il nuovo indirizzo direttamente a chi ti scrive.
• Anche le regole. Una regola che inoltra la posta (Impostazioni → Posta → Regole) viene bloccata allo stesso modo su un account di lavoro. Su un account personale, una regola è un buon modo per inoltrare solo una parte della posta.
• Limiti di invio. Microsoft limita a quanti destinatari un account Outlook.com può scrivere ogni giorno, e gli account nuovi o senza abbonamento Microsoft 365 ne hanno meno. Anche la posta inoltrata parte dal tuo account. Se smette di arrivare in mello, non si perde niente: è ancora in Outlook, e puoi copiarla come spiegato sotto.

Copiare la posta vecchia

Il modo più affidabile è aggiungere entrambi gli account alla stessa app di posta e trascinare le cartelle dall’uno all’altro. L’app copia ogni messaggio con la data, gli allegati e l’informazione se l’hai letto o no.

1. Aggiungi il tuo account Outlook. Thunderbird trova da solo le impostazioni e apre la pagina di accesso di Microsoft. In Apple Mail su un Mac, scegli Microsoft Exchange e accedi dalla pagina di Microsoft. Microsoft non lascia più entrare le app di posta con la sola password: se un’app continua a chiedertela, rimuovi l’account e aggiungilo di nuovo.
2. Aggiungi il tuo account mello: il tuo nome, il tuo indirizzo mello e la password. Entrambe le app trovano da sole le impostazioni di mello. Se una te le chiede, sono qui sotto.
3. Aspetta che le cartelle di Outlook siano caricate. Poi trascina i messaggi di ogni cartella nella stessa cartella di mello: Posta in arrivo in Posta in arrivo, Posta inviata in Inviati, poi Archivio e le cartelle che hai creato tu.

Le stesse impostazioni sono nel webmail di mello, in Impostazioni → Accessi.

Su un account di lavoro, l’amministratore può aver disattivato anche l’accesso da altre app di posta. Se Thunderbird o Apple Mail non riescono ad accedere, chiedi all’IT, o chiedigli un’esportazione della tua casella.

Posta in arrivo evidenziata, categorie e cartelle grandi

• Evidenziata e Altra sono una sola casella. Sono due viste della stessa cartella: un’app di posta mostra una sola Posta in arrivo, ed è quella che copi.
• Le categorie restano indietro. Le categorie colorate di Outlook non arrivano nelle altre app. Se ordini la posta per categoria, sposta prima in Outlook i messaggi di ogni categoria in una cartella, poi copia la cartella.
• Copia le cartelle grandi a pezzi. Una cartella grande richiede tempo, e se l’app si ferma a metà è difficile capire cosa manca. Ordina la cartella per data e trascina un anno alla volta.

I vecchi file .pst di Outlook per desktop

Se per anni hai usato Outlook su un PC Windows, parte della tua posta può trovarsi in file .pst su quel computer invece che sui server di Microsoft. mello non sa leggere i file .pst, e non c’è un posto dove caricarli. La loro posta si sposta allo stesso modo, trascinandola, in Outlook stesso:

1. In Outlook classico per Windows, scegli File → Apri ed esporta → Apri file di dati di Outlook e poi il file .pst. Le sue cartelle compaiono nell’elenco delle cartelle.
2. Nello stesso Outlook, aggiungi il tuo account mello come account IMAP, con le impostazioni qui sopra.
3. Trascina le cartelle, o i messaggi che contengono, dal file .pst al tuo account mello. Outlook li carica sul server.

Un file .pst può contenere anche contatti e un calendario. Esportali da Outlook in file, come spiegato sotto.

Portare i contatti

1. In Outlook sul Web, apri i contatti con l’icona a forma di persona a sinistra.
2. Nella barra degli strumenti, apri il menu per gestire i contatti e scegli l’esportazione.
3. Scegli tutti i contatti, o una cartella, ed esporta. Un file .csv arriva nella cartella Download.
4. Nel webmail di mello, apri Contatti, scegli Importa e poi il file.

mello legge dalle colonne di Outlook nomi, indirizzi email, numeri di telefono, azienda e note. Indirizzi postali e compleanni restano indietro: controlla i pochi contatti in cui contano. Un file può contenere fino a 5.000 contatti e pesare fino a 5 MB. I contatti con un indirizzo email già presente nei tuoi contatti mello vengono saltati, quindi importare due volte lo stesso file non fa danni.

Portare il calendario

Outlook sul Web non ha un pulsante per salvare il calendario in un file. Invece lo pubblichi per un momento, scarichi il file e smetti di pubblicarlo.

1. In Outlook sul Web, apri Impostazioni → Calendario → Calendari condivisi.
2. Nella parte dedicata alla pubblicazione, scegli il tuo calendario e il livello che mostra tutti i dettagli, poi pubblicalo.
3. Apri nel browser il link ICS che Outlook ti mostra. Scarica un file .ics con i tuoi eventi.
4. Poi annulla la pubblicazione nello stesso punto. Fino ad allora, chiunque abbia il link può vedere il tuo calendario.

In Outlook classico per Windows è più semplice: File → Salva calendario salva un file .ics. In Altre opzioni, scegli l’intero calendario e tutti i dettagli. Su un account di lavoro la pubblicazione è spesso disattivata, e allora è questa la strada.

Il webmail di mello non sa ancora aprire i file .ics, quindi importi il file con un’app di calendario in cui c’è il tuo account mello:

• Su un Mac: apri Impostazioni di Sistema → Account internet → Aggiungi account → Aggiungi altro account, scegli Account CalDAV e inserisci il tuo indirizzo mello, la password e il server mail.mello.mx. Poi, in Calendario di Apple, scegli Archivio → Importa.
• In Thunderbird: aggiungi un nuovo calendario In rete, con il tuo indirizzo mello e la posizione https://mail.mello.mx/. Poi scegli Strumenti → Importa → Calendario.

Scegli il tuo calendario mello quando ti viene chiesto. Dai un’occhiata agli eventi più vecchi prima di cancellare qualcosa in Outlook, per controllare che sia arrivato tutto.

Dare il nuovo indirizzo

Per ora l’inoltro raccoglie la tua posta. Nelle prossime settimane, sposta sul tuo indirizzo mello ciò che conta:

• Le persone a cui scrivi di più. Basta un breve messaggio, o semplicemente rispondi da mello: il tuo nuovo indirizzo parte con ogni messaggio.
• Gli account che ti fanno accedere via email: la banca, l’operatore telefonico, i negozi. Cambia l’indirizzo nelle impostazioni di ciascuno, cominciando da quelli che mandano i link per reimpostare la password.
• Le newsletter da tenere. Iscriviti di nuovo con il nuovo indirizzo. Per le iscrizioni che non vuoi legare al tuo indirizzo vero, usa un indirizzo privato.

Quando un messaggio inoltrato arriva in mello, la riga A mostra ancora il tuo indirizzo Outlook. Ognuno ti ricorda un mittente da aggiornare.

Il tuo vecchio account

Lascia attivo l’inoltro per qualche mese: ai vecchi indirizzi arriva ancora qualche messaggio molto tempo dopo il trasloco. Ogni tanto accedi anche a Outlook, perché Microsoft chiude le caselle che nessuno apre per molto tempo.

Pensaci bene prima di chiudere l’account. Il tuo indirizzo Outlook è anche il tuo account Microsoft, con cui accedi a Windows, OneDrive, Xbox e Office, e chiuderlo chiude tutto questo. Quasi tutti lo tengono e basta, con l’inoltro attivo.