Passer d’Outlook à mello

Avant de commencer

• Une adresse mello. mello est pour l’instant sur invitation : demandez une invitation, puis connectez-vous une fois sur mail.mello.mx.
• Un ordinateur avec Thunderbird ou Apple Mail. Ils copient les mails d’un compte à l’autre. Les deux sont gratuits, et vous pourrez retirer les comptes une fois terminé.
• Pour un compte professionnel, un mot à votre service informatique d’abord. La boîte appartient à votre employeur, et c’est son administrateur qui décide si les mails peuvent en sortir. Demandez avant de faire suivre ou de copier quoi que ce soit.

Faire suivre les nouveaux mails

D’abord, demandez à Outlook d’envoyer à mello tout ce qui arrive. On peut ainsi continuer à vous écrire à votre ancienne adresse pendant le déménagement.

1. Dans Outlook sur le web (outlook.com, ou outlook.office.com pour un compte professionnel), ouvrez les Paramètres, la roue dentée en haut.
2. Choisissez Courrier, puis Transfert. Outlook peut vous demander de vous reconnecter avant d’afficher la page.
3. Activez Activer le transfert et saisissez votre adresse mello.
4. Cochez Conserver une copie des messages transférés, puis Enregistrer.

Gardez la copie. Sans elle, Outlook ne conserve rien de ce qu’il transfère, pas même dans les éléments supprimés, et votre ancienne boîte ne sert plus de sauvegarde.

Outlook ne fait suivre que ce qui arrive à partir de maintenant. Envoyez un message de test à votre adresse Outlook et vérifiez qu’il arrive dans mello.

Quand le transfert est bloqué

• Comptes professionnels : l’administrateur peut le bloquer. Microsoft 365 bloque le transfert automatique vers l’extérieur tant que l’organisation ne l’autorise pas. Soit l’option n’apparaît pas, soit vos mails transférés reviennent avec 550 5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding. Seul votre administrateur peut changer cela. S’il refuse, donnez plutôt votre nouvelle adresse aux personnes qui vous écrivent.
• Les règles aussi. Une règle qui fait suivre des mails (Paramètres → Courrier → Règles) est bloquée de la même façon sur un compte professionnel. Sur un compte personnel, une règle est un bon moyen de ne faire suivre qu’une partie de vos mails.
• Limites d’envoi. Microsoft limite le nombre de destinataires auxquels un compte Outlook.com peut écrire chaque jour, et les comptes récents ou sans abonnement Microsoft 365 en ont moins. Les mails transférés partent eux aussi de votre compte. S’ils n’arrivent plus dans mello, rien n’est perdu : ils sont toujours dans Outlook, et vous pouvez les copier comme ci-dessous.

Copier vos anciens mails

Le moyen le plus sûr est d’ajouter les deux comptes à la même app de messagerie, puis de faire glisser vos dossiers de l’un à l’autre. L’app copie chaque message avec sa date, ses pièces jointes, et le fait que vous l’avez lu ou non.

1. Ajoutez votre compte Outlook. Thunderbird trouve seul les réglages et ouvre la page de connexion de Microsoft. Dans Apple Mail sur un Mac, choisissez Microsoft Exchange et connectez-vous sur la page de Microsoft. Microsoft n’accepte plus qu’une app se connecte avec un simple mot de passe : si une app vous le redemande sans cesse, retirez le compte et ajoutez-le de nouveau.
2. Ajoutez votre compte mello : votre nom, votre adresse mello et votre mot de passe. Les deux apps trouvent seules les réglages de mello. Si l’une les demande, les voici ci-dessous.
3. Attendez que les dossiers d’Outlook soient chargés. Faites ensuite glisser les messages de chaque dossier vers le même dossier dans mello : Boîte de réception vers Boîte de réception, Éléments envoyés vers Envoyés, puis Archives et vos propres dossiers.

Les mêmes réglages sont dans le webmail de mello, sous Paramètres → Accès.

Sur un compte professionnel, l’administrateur peut aussi avoir coupé l’accès depuis d’autres apps de messagerie. Si Thunderbird ou Apple Mail n’arrivent pas à se connecter, demandez au service informatique, ou demandez-lui un export de votre boîte.

Boîte de réception Prioritaire, catégories et gros dossiers

• Prioritaire et Autres forment une seule boîte. Ce sont deux vues du même dossier : une app de messagerie n’affiche qu’une boîte de réception, et c’est elle que vous copiez.
• Les catégories restent sur place. Les catégories en couleur d’Outlook n’apparaissent pas dans les autres apps. Si vous triez par catégorie, déplacez d’abord dans Outlook les mails de chaque catégorie vers un dossier, puis copiez le dossier.
• Copiez les gros dossiers par morceaux. Un gros dossier prend du temps, et si l’app s’arrête en route, difficile de savoir ce qui manque. Triez le dossier par date et faites glisser une année à la fois.

Les anciens fichiers .pst d’Outlook pour ordinateur

Si vous avez utilisé Outlook sur un PC Windows pendant des années, une partie de vos mails est peut-être dans des fichiers .pst sur cet ordinateur, et non sur les serveurs de Microsoft. mello ne sait pas lire les fichiers .pst, et il n’y a nulle part où les téléverser. Leurs mails se déplacent de la même façon, par glisser-déposer, dans Outlook lui-même :

1. Dans Outlook classique pour Windows, choisissez Fichier → Ouvrir et exporter → Ouvrir un fichier de données Outlook, puis le fichier .pst. Ses dossiers apparaissent dans la liste des dossiers.
2. Dans le même Outlook, ajoutez votre compte mello comme compte IMAP, avec les réglages ci-dessus.
3. Faites glisser les dossiers, ou leurs messages, du fichier .pst vers votre compte mello. Outlook les envoie sur le serveur.

Un fichier .pst peut aussi contenir des contacts et un calendrier. Exportez-les d’Outlook dans des fichiers, comme ci-dessous.

Emporter vos contacts

1. Dans Outlook sur le web, ouvrez les contacts avec l’icône en forme de personne à gauche.
2. Dans la barre d’outils, ouvrez le menu de gestion des contacts et choisissez l’export.
3. Choisissez tous les contacts, ou un dossier, et exportez. Un fichier .csv arrive dans votre dossier Téléchargements.
4. Dans le webmail de mello, ouvrez Contacts, choisissez Importer, puis le fichier.

mello lit dans les colonnes d’Outlook les noms, les adresses e-mail, les numéros de téléphone, la société et les notes. Les adresses postales et les anniversaires restent sur place : vérifiez les quelques contacts pour lesquels ils comptent. Un fichier peut contenir jusqu’à 5 000 contacts et peser jusqu’à 5 Mo. Les contacts dont l’adresse e-mail est déjà dans vos contacts mello sont ignorés : importer deux fois le même fichier ne fait donc aucun mal.

Emporter votre agenda

Outlook sur le web n’a pas de bouton pour enregistrer votre calendrier dans un fichier. À la place, vous le publiez un instant, vous téléchargez le fichier, et vous arrêtez la publication.

1. Dans Outlook sur le web, ouvrez Paramètres → Calendrier → Calendriers partagés.
2. Dans la partie consacrée à la publication, choisissez votre calendrier et le niveau qui montre tous les détails, puis publiez-le.
3. Ouvrez dans votre navigateur le lien ICS qu’Outlook affiche. Il télécharge un fichier .ics avec vos événements.
4. Annulez ensuite la publication au même endroit. Jusque-là, toute personne qui a le lien peut voir votre calendrier.

Dans Outlook classique pour Windows, c’est plus simple : Fichier → Enregistrer le calendrier enregistre un fichier .ics. Sous Plus d’options, choisissez le calendrier entier et tous les détails. Sur un compte professionnel, la publication est souvent désactivée : c’est alors la voie à suivre.

Le webmail de mello ne sait pas encore ouvrir les fichiers .ics : vous importez donc le fichier avec une app d’agenda où se trouve votre compte mello.

• Sur un Mac : ouvrez Réglages Système → Comptes Internet → Ajouter un compte → Ajouter un autre compte, choisissez Compte CalDAV, et saisissez votre adresse mello, votre mot de passe et le serveur mail.mello.mx. Puis, dans Calendrier d’Apple, choisissez Fichier → Importer.
• Dans Thunderbird : ajoutez un nouvel agenda Sur le réseau, avec votre adresse mello et l’emplacement https://mail.mello.mx/. Puis choisissez Outils → Importer → Agenda.

Choisissez votre agenda mello quand on vous le demande. Parcourez les événements anciens avant de supprimer quoi que ce soit dans Outlook, pour vérifier que tout a suivi.

Donner votre nouvelle adresse

Pour l’instant, le transfert récupère vos mails. Dans les semaines qui viennent, passez à votre adresse mello ce qui compte :

• Les personnes à qui vous écrivez le plus. Un petit mot suffit, ou répondez simplement depuis mello : votre nouvelle adresse part avec chaque message.
• Les comptes qui vous connectent par e-mail : votre banque, votre opérateur, vos boutiques. Changez l’adresse dans les réglages de chacun, en commençant par ceux qui envoient les liens de réinitialisation de mot de passe.
• Les newsletters à garder. Réabonnez-vous avec votre nouvelle adresse. Pour les inscriptions que vous ne voulez pas lier à votre vraie adresse, prenez une adresse privée.

Quand un message transféré arrive dans mello, sa ligne À montre encore votre adresse Outlook. Chacun vous rappelle un expéditeur à mettre à jour.

Ensuite

Gardez le transfert quelques mois : des mails arrivent encore aux anciennes adresses longtemps après un déménagement. Connectez-vous aussi à Outlook de temps en temps, car Microsoft ferme les boîtes que personne n’ouvre pendant longtemps.

Réfléchissez avant de fermer le compte. Votre adresse Outlook est aussi votre compte Microsoft, qui vous connecte à Windows, OneDrive, Xbox et Office, et le fermer ferme tout cela. La plupart des gens le gardent, simplement, avec le transfert activé.

Quitter mello est tout aussi simple : Paramètres → Général → Télécharger toutes mes données vous donne chaque message en mbox, vos agendas en .ics et vos contacts en .vcf.