Condividere un link di prenotazione

Crea il tuo primo link

1. Nella webmail di mello, apri il Calendario.
2. Scegli Link di prenotazione, in alto a destra.
3. Scegli Nuovo link di prenotazione (o premi n).
4. Dagli un Titolo che dica cosa si prenota, per esempio “Chiamata di 30 minuti” o “Revisione del progetto”.
5. Scegli una Durata: 15, 20, 30, 45, 60, 90 o 120 minuti.
6. Indica quando sei disponibile: i Giorni, gli Orari e il Fuso orario (vedi sotto).
7. Se vuoi, compila il Luogo: un link video, un indirizzo o un numero di telefono. La Descrizione sotto viene mostrata nella pagina.
8. Scegli Crea link.

Il link compare in alto, con un pulsante Copia. Incollalo in un messaggio, nella tua firma o sul tuo sito. Incollato in una chat, mostra un’anteprima con il titolo, il tuo nome e la durata.

Giorni, orari e fuso orario

Spunta i Giorni in cui accetti appuntamenti, all’inizio da lunedì a venerdì. Poi imposta gli Orari, per esempio dalle 09:00 alle 17:00. Gli stessi orari valgono per ogni giorno spuntato.

Il Fuso orario è già compilato con il tuo. È il fuso dei tuoi orari, scritto come nome, per esempio Europe/Rome o America/New_York. Al cambio dell’ora i tuoi orari restano alla stessa ora locale. Chi prenota vede gli orari nel proprio fuso: uno slot alle 09:00 a Roma appare alle 03:00 a New York.

Gli orari di inizio seguono la durata: un link da 30 minuti propone 09:00, 09:30, 10:00 e così via.

Nella webmail ogni link ha una sola fascia oraria. Per tenere libera la pausa pranzo, aggiungi al calendario un evento ricorrente “Pranzo”: come ogni evento, toglie quegli orari dalla pagina.

Preavviso, anticipo e margine

In Regole decidi con quanto preavviso e con quanto anticipo si può prenotare:

• Il preavviso evita che qualcuno prenoti una chiamata che inizia tra dieci minuti.
• I giorni in anticipo evitano che il calendario si riempia con mesi di anticipo.
• Il margine tiene del tempo libero prima e dopo gli altri eventi, così una prenotazione non inizia nel momento in cui finisce una riunione.

Se hai più di un calendario, un menu Calendario sceglie dove vengono scritte le prenotazioni. Gli altri tuoi calendari vengono comunque controllati per evitare sovrapposizioni.

Cosa conta come occupato

Un orario è libero se rientra nei tuoi orari e niente nei tuoi calendari si sovrappone. Gli orari liberi vengono calcolati dal tuo calendario ogni volta che la pagina si apre, quindi un nuovo evento toglie subito il suo orario dalla pagina.

• Gli eventi ricorrenti contano, anche ogni settimana, ogni mese o “l’ultimo venerdì”.
• Gli eventi di tutto il giorno bloccano l’intera giornata: una festività nel calendario chiude la pagina per quel giorno.
• Gli eventi segnati come liberi e quelli annullati non contano.
• I calendari che altri condividono con te non contano. Vengono controllati solo i tuoi.

La pagina non mostra nient’altro dei tuoi eventi. Chi la apre scopre solo quali orari sono liberi.

Cosa vede l’altra persona

La pagina mostra il titolo, “con” il tuo nome, la durata, il luogo e la descrizione. Sotto ci sono gli orari liberi di una settimana, giorno per giorno; Prima e Dopo passano da una settimana all’altra.

1. Sceglie un orario.
2. Inserisce Nome ed Email, più una nota facoltativa.
3. Sceglie Prenota.

Non le serve un account mello, né un altro account. Se qualcuno ha preso lo stesso orario un attimo prima, la pagina lo dice e mostra gli orari rimasti: un orario non si può prenotare due volte.

Cosa succede dopo una prenotazione

• L’evento viene aggiunto al tuo calendario, con il titolo del link e il nome della persona, e la sua nota nella descrizione. Compare come invitata che ha accettato.
• Riceve un invito dal tuo indirizzo, nella lingua della pagina che ha usato, con l’evento allegato perché la sua app di calendario possa aggiungerlo.
• Tu ricevi un breve avviso. Se rispondi, la risposta va alla persona che ha prenotato.

Se i piani cambiano, apri l’evento nel calendario. Eliminarlo manda alla persona un annullamento.

Modificare, sospendere o eliminare

Apri Calendario → Link di prenotazione e scegli Modifica accanto a un link. Cambia quello che vuoi e scegli Salva. Il link resta lo stesso, quindi quello che hai già mandato continua a funzionare.

• Per sospendere un link, togli la spunta da link attivo e salva. Appare come disattivato, e la pagina non si apre finché non rimetti la spunta.
• Per chiuderlo definitivamente, scegli Elimina. Il link smette di funzionare e non si può recuperare. Le prenotazioni già fatte restano nel calendario.

Puoi avere fino a 20 link, per esempio una chiamata breve e una riunione più lunga. Ognuno ha il suo link, i suoi orari e le sue regole.

Buono a sapersi

• Il nome sulla pagina è la parte del tuo indirizzo prima della @. La webmail non permette ancora di cambiarlo. L’API del calendario può impostare un altro nome, un numero massimo di prenotazioni al giorno, orari di inizio indipendenti dalla durata e i calendari da controllare; se poi salvi di nuovo il link nella webmail, queste impostazioni tornano ai valori predefiniti.
• Un link di prenotazione invia email dal tuo indirizzo. Chiunque abbia il link può prenotare, e ogni prenotazione manda un invito da parte tua. mello limita il tutto a 20 prenotazioni al giorno per link e a pochi tentativi all’ora dalla stessa rete. Sospendi o elimina i link che non usi più.
• La pagina non compare nei motori di ricerca. La trova solo chi riceve il link da te.