Von Outlook zu mello umziehen

Bevor du anfängst

• Eine mello-Adresse. mello gibt es vorerst nur auf Einladung: Fordere eine Einladung an und melde dich einmal unter mail.mello.mx an.
• Einen Computer mit Thunderbird oder Apple Mail. Damit kopierst du Mails von einem Konto ins andere. Beide sind kostenlos, und die Konten kannst du danach wieder entfernen.
• Bei einem Arbeitskonto: zuerst mit der IT reden. Das Postfach gehört deinem Arbeitgeber, und der Admin entscheidet, ob Mails es verlassen dürfen. Frag, bevor du etwas weiterleitest oder kopierst.

Neue Mails weiterleiten

Lass Outlook zuerst alles, was ankommt, an mello weiterschicken. So können dir andere während des Umzugs weiter an die alte Adresse schreiben.

1. Öffne in Outlook im Web (outlook.com, oder outlook.office.com bei einem Arbeitskonto) die Einstellungen, das Zahnrad oben.
2. Wähle E-Mail, dann Weiterleitung. Eventuell bittet Outlook dich, dich erneut anzumelden, bevor es die Seite zeigt.
3. Schalte Weiterleitung aktivieren ein und gib deine mello-Adresse ein.
4. Wähle Kopie der weitergeleiteten Nachrichten beibehalten und dann Speichern.

Behalte die Kopie. Ohne sie bewahrt Outlook nichts von dem auf, was es weiterleitet, nicht einmal in „Gelöschte Elemente“, und dein altes Postfach ist kein Backup mehr.

Outlook leitet nur weiter, was ab jetzt ankommt. Schick eine Testnachricht an deine Outlook-Adresse und prüfe, ob sie in mello ankommt.

Wenn die Weiterleitung blockiert ist

• Arbeitskonten: Der Admin kann sie sperren. Microsoft 365 blockiert das automatische Weiterleiten an externe Adressen, solange die Organisation es nicht erlaubt. Dann fehlt entweder die Option, oder deine weitergeleiteten Mails kommen zurück mit 550 5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding. Ändern kann das nur dein Admin. Wenn er nicht will, gib deine neue Adresse stattdessen direkt an die Leute weiter, die dir schreiben.
• Regeln zählen auch. Eine Regel, die Mails weiterleitet (Einstellungen → E-Mail → Regeln), wird bei einem Arbeitskonto genauso blockiert. Bei einem privaten Konto ist eine Regel eine gute Lösung, wenn du nur einen Teil deiner Mails weiterleiten willst.
• Versandlimits. Microsoft begrenzt, an wie viele Empfänger ein Outlook.com-Konto pro Tag senden kann, und neue Konten und Konten ohne Microsoft-365-Abo bekommen weniger. Weitergeleitete Mails gehen auch von deinem Konto aus. Kommen sie nicht mehr in mello an, ist nichts verloren: Sie liegen noch in Outlook, und du kannst sie wie unten kopieren.

Alte Mails kopieren

Am zuverlässigsten fügst du beide Konten derselben Mail-App hinzu und ziehst deine Ordner vom einen ins andere. Die App kopiert jede Nachricht mit Datum, Anhängen und dem Hinweis, ob du sie gelesen hast.

1. Füge dein Outlook-Konto hinzu. Thunderbird findet die Einstellungen selbst und öffnet die Anmeldeseite von Microsoft. In Apple Mail auf dem Mac wählst du Microsoft Exchange und meldest dich auf der Seite von Microsoft an. Microsoft lässt Mail-Apps nicht mehr nur mit einem Passwort herein: Fragt eine App immer wieder danach, entferne das Konto und füge es neu hinzu.
2. Füge dein mello-Konto hinzu: deinen Namen, deine mello-Adresse und dein Passwort. Beide Apps finden die Einstellungen von mello selbst. Falls eine danach fragt, stehen sie unten.
3. Warte, bis die Ordner von Outlook geladen sind. Zieh dann die Nachrichten jedes Ordners in denselben Ordner in mello: Posteingang zu Posteingang, Gesendete Elemente zu Gesendet, dann Archiv und deine eigenen Ordner.

Dieselben Einstellungen findest du im mello-Webmail unter Einstellungen → Zugriffe.

Bei einem Arbeitskonto kann der Admin auch den Zugriff aus anderen Mail-Apps abgeschaltet haben. Wenn Thunderbird oder Apple Mail sich nicht anmelden können, frag die IT, oder bitte sie um einen Export deines Postfachs.

Relevanter Posteingang, Kategorien und große Ordner

• „Relevant“ und „Sonstige“ sind ein Posteingang. Es sind zwei Ansichten desselben Ordners. Eine Mail-App zeigt nur einen Posteingang, und den kopierst du.
• Kategorien bleiben zurück. Die farbigen Kategorien von Outlook kommen in anderen Mail-Apps nicht an. Wenn du nach Kategorien sortierst, verschiebe die Mails jeder Kategorie zuerst in Outlook in einen Ordner und kopiere dann den Ordner.
• Große Ordner in Teilen kopieren. Ein großer Ordner braucht lange, und bricht die App mittendrin ab, ist schwer zu sehen, was noch fehlt. Sortiere den Ordner nach Datum und zieh ein Jahr nach dem anderen.

Alte .pst-Dateien aus Outlook für den Desktop

Wenn du jahrelang Outlook auf einem Windows-PC benutzt hast, liegen manche Mails vielleicht in .pst-Dateien auf diesem Computer statt auf den Servern von Microsoft. mello kann .pst-Dateien nicht lesen, und es gibt keinen Ort, um sie hochzuladen. Ihre Mails ziehst du genauso um, per Ziehen, in Outlook selbst:

1. Wähle im klassischen Outlook für Windows Datei → Öffnen und exportieren → Outlook-Datendatei öffnen und dann die .pst-Datei. Ihre Ordner erscheinen in der Ordnerliste.
2. Füge im selben Outlook dein mello-Konto als IMAP-Konto hinzu, mit den Einstellungen oben.
3. Zieh die Ordner, oder die Nachrichten darin, aus der .pst-Datei in dein mello-Konto. Outlook lädt sie hoch.

Eine .pst-Datei kann auch Kontakte und einen Kalender enthalten. Exportiere sie aus Outlook in Dateien, wie unten beschrieben.

Kontakte mitnehmen

1. Öffne in Outlook im Web die Kontakte über das Personen-Symbol links.
2. Wähle in der Symbolleiste das Menü zum Verwalten der Kontakte und dort das Exportieren.
3. Wähle alle Kontakte oder einen Ordner und exportiere. Eine .csv-Datei landet in deinem Download-Ordner.
4. Öffne im mello-Webmail Kontakte, wähle Importieren und dann die Datei.

mello liest aus den Spalten von Outlook Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Firma und Notizen. Postadressen und Geburtstage bleiben zurück: Prüfe die paar Kontakte, bei denen es darauf ankommt. Eine Datei darf bis zu 5.000 Kontakte enthalten und bis zu 5 MB groß sein. Kontakte mit einer E-Mail-Adresse, die schon in deinen mello-Kontakten steht, werden übersprungen: Die gleiche Datei zweimal zu importieren, schadet also nicht.

Den Kalender mitnehmen

Outlook im Web hat keinen Knopf, der deinen Kalender als Datei speichert. Stattdessen veröffentlichst du ihn kurz, lädst die Datei herunter und beendest die Veröffentlichung wieder.

1. Öffne in Outlook im Web Einstellungen → Kalender → Freigegebene Kalender.
2. Wähle beim Veröffentlichen eines Kalenders deinen Kalender und die Stufe mit allen Details, und veröffentliche ihn.
3. Öffne den ICS-Link, den Outlook dann zeigt, im Browser. Er lädt eine .ics-Datei mit deinen Terminen herunter.
4. Heb die Veröffentlichung danach an derselben Stelle wieder auf. Bis dahin kann jeder mit dem Link deinen Kalender sehen.

Im klassischen Outlook für Windows geht es einfacher: Datei → Kalender speichern speichert eine .ics-Datei. Wähle unter Weitere Optionen den ganzen Kalender und alle Details. Bei einem Arbeitskonto ist das Veröffentlichen oft abgeschaltet, dann ist das der Weg.

Das mello-Webmail kann .ics-Dateien noch nicht öffnen, deshalb importierst du die Datei über eine Kalender-App, in der dein mello-Konto eingerichtet ist:

• Auf einem Mac: Öffne Systemeinstellungen → Internetaccounts → Account hinzufügen → Anderen Account hinzufügen, wähle CalDAV-Account und gib deine mello-Adresse, dein Passwort und den Server mail.mello.mx ein. Wähle dann in Apple Kalender Ablage → Importieren.
• In Thunderbird: Füge einen neuen Kalender Im Netzwerk hinzu, mit deiner mello-Adresse und der Adresse https://mail.mello.mx/. Wähle dann Extras → Importieren → Kalender.

Wähle deinen mello-Kalender, wenn danach gefragt wird. Schau dir ältere Termine an, bevor du in Outlook etwas löschst, um sicherzugehen, dass alles mitgekommen ist.

Die neue Adresse weitergeben

Die Weiterleitung fängt deine Mails vorerst auf. Stell in den nächsten Wochen um, was wichtig ist:

• Die Leute, denen du am meisten schreibst. Eine kurze Nachricht genügt, oder antworte einfach aus mello: Deine neue Adresse geht mit jeder Nachricht mit.
• Konten, bei denen du dich per E-Mail anmeldest: Bank, Mobilfunkanbieter, Shops. Ändere die Adresse jeweils in den Einstellungen, zuerst bei denen, die Passwort-Links schicken.
• Newsletter, die du behalten willst. Melde dich mit der neuen Adresse neu an. Für Anmeldungen, die nicht an deiner echten Adresse hängen sollen, nimm eine private Adresse.

Kommt eine weitergeleitete Nachricht in mello an, steht in der Zeile An noch deine Outlook-Adresse. Jede ist eine Erinnerung an einen Absender, den du noch umstellen musst.

Danach

Lass die Weiterleitung ein paar Monate an: An alte Adressen kommen noch lange nach dem Umzug vereinzelt Mails. Melde dich ab und zu auch bei Outlook an, denn Microsoft schließt Postfächer, die lange niemand öffnet.

Überleg es dir gut, bevor du das Konto schließt. Deine Outlook-Adresse ist auch dein Microsoft-Konto, mit dem du dich bei Windows, OneDrive, Xbox und Office anmeldest, und wer es schließt, schließt all das mit. Die meisten behalten es einfach, mit eingeschalteter Weiterleitung.

Genauso einfach kannst du mello wieder verlassen: Einstellungen → Allgemein → Alle meine Daten herunterladen gibt dir jede Nachricht als mbox, deine Kalender als .ics und deine Kontakte als .vcf.