L’IA per la posta, senza darle tutto
Un assistente può farti risparmiare parecchio tempo con la posta: ricorda le risposte che devi, scrive quelle noiose e trova il messaggio che sai descrivere solo a metà. Per farlo, però, legge le tue email. Ecco come funziona l’assistente di mello, cosa lascia il server e quando, e come tenere ciò che ti serve e spegnere il resto.
Tre regole che rispetta
- Lui scrive la bozza, tu invii. Niente parte a tuo nome. Una bozza finisce nella tua risposta o in Bozze, e sei tu a leggerla, cambiarla e inviarla.
- Un messaggio alla volta. Per una bozza o un promemoria, l’assistente vede il messaggio in questione, non tutta la casella.
- Ogni funzione ha il suo interruttore. All’inizio l’assistente è acceso, e da Impostazioni → IA spegni ogni funzione, o tutte insieme.
Cosa fa per te
- Bozze di risposta. In una risposta, scrivi
/aie cosa vuoi dire, per esempio/ai sì per giovedì, chiedi l’ordine del giorno, poi premi Invio. La bozza sostituisce la riga, nella lingua dell’email. - Solleciti. Quando un messaggio che hai inviato resta senza risposta per 3 giorni, l’assistente valuta se serve un sollecito. Se sì, un sollecito ti aspetta in Bozze, e il tuo messaggio viene fissato sopra la posta in arrivo sotto Ancora nessuna risposta.
- Promemoria di risposta. Un’email di una persona che dopo 7 giorni aspetta ancora te viene fissata sotto Aspetta una tua risposta, con una risposta già scritta. Rispondi apre quella bozza, Fatto la toglie.
- Attività suggerite. Quando qualcuno ti chiede qualcosa, sotto il messaggio compaiono fino a tre attività, con la data se l’email la indica. Le aggiungi o le ignori.
- Traduzione. Un messaggio in un’altra lingua offre traduci in alto. mostra originale lo riporta com’era.
Archiviare un messaggio o rispondere conta come averlo gestito: i promemoria arrivano solo per la posta ancora in arrivo e senza risposta.
Due modi di cercare
La ricerca normale di mello perdona gli errori di battitura: ogni parola può avere una lettera sbagliata, e gli accenti non contano. Gira sul server di mello, senza IA.
La ricerca per significato è l’altro modo. Inizia la ricerca con ~ e descrivi cosa cerchi: ~ ricevuta dell’hotel trova una fattura in cui la parola ricevuta non compare mai. Per farlo, mello costruisce un indice della tua posta con un modello di IA, come spiegato qui sotto.
Cosa viene inviato, e dove
La tua posta è conservata sui server di mello. Le funzioni di IA inviano testo a un fornitore di IA, Anthropic o OpenAI, tramite le loro API per le aziende, i cui termini escludono l’addestramento dei modelli su questi dati.
| Cosa viene inviato | Quando | |
|---|---|---|
| Bozza di risposta, traduzione | Mittente, oggetto e testo di quel solo messaggio, senza la cronologia citata né gli allegati, al massimo 12.000 caratteri, più la tua riga /ai | Ogni volta che lo chiedi |
| Solleciti | Il messaggio che hai inviato | 3 giorni dopo, se nessuno ha risposto |
| Promemoria di risposta | Il messaggio che aspetta te | 7 giorni dopo, se è ancora senza risposta in arrivo |
| Attività suggerite | Ogni nuovo messaggio da una persona (non newsletter, notifiche o spam) | All’arrivo |
| Ricerca per significato | Mittente, oggetto e i primi 2.000 caratteri circa di ogni messaggio, e le tue ricerche, a OpenAI | Una volta per tutta la casella, poi per ogni nuovo messaggio |
Due dettagli in più. Il messaggio arriva sempre al modello come contenuto non affidabile: un’email che dice «ignora le tue istruzioni» viene trattata come testo, non come un ordine. E c’è un limite di 40 richieste all’assistente per persona all’ora, così un ciclo impazzito non può mandare fuori la tua casella un pezzo alla volta.
Il filtro antispam può anche chiedere al modello un secondo parere, solo per i casi dubbi e con un breve estratto.
Spegni quello che non vuoi
Apri Impostazioni → IA. Ogni interruttore si salva subito.
- Bozze di risposta con IA spegne del tutto l’assistente: niente più bozze, traduzioni, solleciti, promemoria o attività suggerite.
- Proponi un sollecito già scritto quando un messaggio inviato resta senza risposta per 3 giorni, Ricordamelo, con una risposta già scritta, quando una email che aspetta me resta senza risposta per 7 giorni e Suggerisci attività dalla nuova posta spengono una funzione ciascuno.
- Ricerca per significato ferma l’indicizzazione ed elimina l’indice della tua posta. La ricerca normale continua a funzionare.
Un promemoria che imposti tu mentre scrivi (Ricordamelo se non rispondono) arriva anche con l’assistente spento, solo senza bozza.
Oppure porta la tua IA
Se usi già ChatGPT o Claude, puoi collegarlo alla tua casella, al posto dell’assistente o insieme. mello offre un connettore MCP all’indirizzo https://mcp.mello.mx/mcp. Accedi sulla pagina di mello, mai nell’assistente, e spunti cosa può fare: trovare, leggere e ordinare la posta, salvare bozze, lavorare con calendario, attività e contatti.
- L’invio è spento, a meno che tu non lo spunti. Senza, l’assistente può solo preparare bozze che invii tu.
- Non può eliminare la posta per sempre. Al massimo sposta un messaggio nel Cestino.
- Riceve ciò che chiede: i messaggi, gli allegati, gli eventi e i contatti che servono alla tua richiesta, mai la tua password. Il suo accesso dura un’ora alla volta, e puoi toglierlo quando vuoi.
L’azienda dietro l’assistente tratta poi ciò che legge secondo i propri termini. Collegare ChatGPT o Claude ti guida passo per passo.
Cosa controllare in qualsiasi strumento di IA per la posta
Qualunque strumento scegli, fagli queste domande:
- Può inviare da solo? Le bozze che rivedi sono sicure. Inviare da solo significa che un errore, o un’email scritta ad arte, arriva a persone vere.
- Cosa esce, e quando? Un messaggio quando lo chiedi non è come tutta la casella, sempre. Cerca un elenco chiaro.
- Chi elabora i dati, e li usa per l’addestramento? Cerca il nome del fornitore e i suoi termini, non solo «teniamo alla tua privacy».
- Puoi spegnere ogni funzione? E spegnerla elimina ciò che era stato costruito, come un indice di ricerca?
- Vede mai la tua password? Un buon connettore ha un suo accesso e permessi di breve durata che puoi revocare.
- Come tratta ciò che c’è nelle tue email? La posta arriva da sconosciuti. Uno strumento deve leggerla come contenuto, mai seguirla come istruzioni.
- Puoi andartene con la tua posta? In mello, Impostazioni → Generali → Scarica tutti i miei dati ti dà tutto, IA o no.