Come non dimenticare mai di sollecitare una email

Due modi di aspettare

Ogni conversazione aperta aspetta qualcuno:

• Gli altri. Hai fatto una domanda, mandato un preventivo o un contratto, e non è tornato niente. Se non solleciti tu, non lo farà nessuno.
• Te. Qualcuno ti ha chiesto qualcosa e volevi rispondere più tardi. Più tardi diventa la settimana prossima.

Servono strumenti diversi. Il primo caso richiede un promemoria che arriva solo se non arriva una risposta. Il secondo richiede una casella che non scambi un messaggio letto per un messaggio sistemato.

Abitudini che funzionano in ogni app di posta

• Decidi quando invii. Quando scrivi qualcosa che richiede una risposta, decidi subito quando solleciterai: domani, tra tre giorni, la settimana prossima. Segnalo nel calendario o nella lista delle cose da fare, se la tua app di posta non ha promemoria.
• Fai una domanda chiara, con una data. “Puoi confermarmi entro giovedì?” riceve più risposte di “Fammi sapere”, e ti dice quando sollecitare.
• Tieni una lista delle attese. Una cartella o un’etichetta per la posta inviata a cui aspetti risposta. Guardala una volta al giorno e togli quello che ha avuto risposta.
• Rispondi in due minuti, o trasformalo in un’attività. Se una risposta richiede meno di due minuti, scrivila adesso. Se richiede di più, crea un’attività con una data: così l’email può lasciare la casella senza essere dimenticata.
• Sollecita con garbo. Due righe nello stesso thread funzionano meglio: “Volevo solo verificare che ti fosse arrivato.” Niente sensi di colpa, niente muri di testo.

Chiedi a mello di ricordartelo

In mello il promemoria accompagna il messaggio stesso, quindi lo imposti mentre scrivi.

1. Scrivi il messaggio come sempre.
2. Accanto a invia, scegli il pulsante con la campanella, Ricordamelo se non rispondono.
3. Scegli domani, tra 3 giorni o la prossima settimana (all’inizio della giornata lavorativa), oppure Scegli data e ora…, e invia.

Il messaggio in Inviati mostra una riga: promemoria il giorno scelto, se nessuno risponde. Annulla promemoria lo toglie.

Il promemoria arriva solo se nel frattempo nessuno ha risposto. Se una risposta arriva in una cartella qualsiasi, non succede niente. Altrimenti il messaggio viene fissato sopra la casella, sotto Ancora nessuna risposta. Funziona anche con Invia più tardi: il promemoria aspetta che il messaggio sia partito.

A tenere il conto è il server, non il tuo browser. Funziona anche con la webmail chiusa, e da qualsiasi app di posta che invia tramite mello.

Solleciti a cui non hai pensato

Non sempre ti ricorderai di impostare un promemoria. Per questo, quando invii un messaggio dalla webmail senza promemoria, mello lo controlla dopo tre giorni. Se nessuno ha risposto, l’assistente lo legge e decide se serve davvero un sollecito. Un ringraziamento o un semplice “per conoscenza” no. Una domanda o una richiesta sì.

In quel caso il messaggio compare sotto Ancora nessuna risposta, con il motivo in una riga, e in Bozze ti aspetta un sollecito: nello stesso thread, alle stesse persone, con la tua firma. Apri il messaggio e scegli rispondi: mello apre quella bozza. Cambia quello che vuoi, poi inviala, oppure no.

Per questo serve l’assistente. I promemoria che imposti tu arrivano sempre: con una bozza se l’assistente è attivo, senza se è spento.

La posta che aspetta te

L’altro lato funziona allo stesso modo. Sette giorni dopo l’arrivo di un messaggio da una persona, mello lo controlla. Se è ancora nella casella, non hai risposto e l’assistente pensa che il mittente stia aspettando te, il messaggio viene fissato sopra la casella, sotto Aspetta una tua risposta, con una risposta già scritta in Bozze.

• Rispondi apre la bozza. Inviarla toglie il promemoria.
• Fatto toglie il promemoria e lascia il messaggio dov’è.
• Archiviare o eliminare il messaggio conta come averlo sistemato: quello che hai messo via non torna.

Vengono controllate solo le email di persone, mai newsletter, notifiche o spam.

Per vedere da solo, quando vuoi, a cosa non hai ancora risposto, scegli Prima i senza risposta nel menu Ordina per della lista, o cerca is:unanswered.

Trasformare le email in attività

Alcune email non sono risposte da scrivere, ma cose da fare: mandare il contratto, prenotare la sala. Tienile come attività, non come posta non letta.

• Da un messaggio: apri il suo menu altro e scegli Aggiungi attività. L’attività rimanda all’email, e l’email viene segnata Da fare. Spuntare la sua ultima attività toglie il segno.
• Attività suggerite: quando arriva un’email da una persona, l’assistente propone fino a tre attività, con una data se l’email ne indica una. Compaiono sotto il messaggio e nella pagina Attività. Scegli Aggiungi o ignorale: senza di te non viene aggiunto niente.
• Solo un segno: premi s su un messaggio per segnarlo Da fare, e ritrovalo nella vista Da fare della casella.

Nella pagina Attività, la vista Da email elenca ogni attività nata da un messaggio, con un link per aprirlo. Le attività sono salvate nel tuo calendario, quindi le vedi anche sul telefono.

Cosa fa l’assistente, e come spegnerlo

Solleciti automatici, promemoria di risposta e attività suggerite usano l’assistente di mello. Sono attivi quando mello offre l’assistente, e ognuno ha il suo interruttore in Impostazioni → IA:

• Proponi un sollecito già scritto quando un messaggio inviato resta senza risposta per 3 giorni
• Ricordamelo, con una risposta già scritta, quando una email che aspetta me resta senza risposta per 7 giorni
• Suggerisci attività dalla nuova posta (l’assistente legge le email di persone all’arrivo)

Bozze di risposta con IA spegne del tutto l’assistente. Per questi controlli, mittente, oggetto e testo del messaggio vanno al fornitore di IA di mello, mai gli allegati. L’assistente scrive solo bozze: senza di te non viene mai inviato niente. Per saperne di più: l’IA per la posta, senza darle tutto.

Con l’assistente spento, i promemoria che imposti tu funzionano ancora, senza bozza.