Come domare la posta in arrivo: un metodo tranquillo per l’email
Una casella piena raramente dipende da troppa posta. Dipende dall’aprire cinque volte lo stesso messaggio senza decidere cosa farne. Il metodo qui sotto funziona con qualsiasi app di posta: controlla a blocchi, decidi una volta, e la posta in arrivo si svuota da sola. Poi ti mostriamo come mello fa gran parte dello smistamento al posto tuo.
La posta in arrivo non è una lista di cose da fare
Le email arrivano nell’ordine scelto da altri, quindi la posta in arrivo è un pessimo posto per tenere traccia del tuo lavoro. Usala come un tavolo di smistamento: ogni messaggio che arriva lì aspetta una decisione, poi se ne va.
- Quello che devi fare va in una lista di attività, con una data se ce l’ha.
- Quello che può aspettare sparisce fino al giorno in cui conta.
- Tutto il resto va in archivio. La posta archiviata non è persa: è a una ricerca di distanza.
Una casella vuota non è lo scopo in sé. Lo scopo è che ogni messaggio rimasto sia uno che non hai ancora visto.
Controlla a blocchi
Ogni controllo costa qualche minuto di concentrazione, che tu trovi un messaggio o trenta. Quindi controlla meno spesso, e fallo bene.
- Scegli due o tre momenti al giorno, per esempio dopo il primo lavoro, dopo pranzo e prima di staccare. Nel frattempo, tieni chiusa l’app di posta.
- Disattiva le notifiche per tutto tranne le persone. Una newsletter non ha mai bisogno di te nei prossimi cinque minuti.
- Comincia dalla posta delle persone. Newsletter e notifiche possono aspettare la fine del blocco, o la fine della settimana.
Decidi una volta
Apri ogni messaggio una volta sola, e non chiuderlo finché non hai deciso. Le scelte sono solo quattro:
- Rispondi subito, se la risposta richiede meno di due minuti. Scriverla dopo costa più tempo che scriverla ora.
- Trasformalo in un’attività, se chiede più lavoro di così.
- Rimandalo, se conta solo più avanti: un biglietto per il mese prossimo, un promemoria per venerdì.
- Archivialo, se non ti chiede niente. È il caso della maggior parte della posta.
Se ti accorgi di leggere un messaggio per la seconda volta, fermati e scegli una delle quattro.
Lascia che mello smisti per primo
mello distingue all’arrivo la posta delle persone da newsletter e notifiche. Ogni messaggio della lista ha una piccola etichetta news o notif, e le schede sopra la lista mostrano un tipo alla volta:
| Scheda | Tasto | |
|---|---|---|
| Tutto | Tutti | 1 |
| Solo quello che non hai letto | Non letti | 2 |
| I messaggi segnati da fare | Da fare | 3 |
| Quello che vuoi tenere a portata di mano | Preferiti | 4 |
| La posta delle persone | Persone | 5 |
| Newsletter e mailing list | Newsletter | 6 |
| Ricevute, avvisi, spedizioni | Notifiche | 7 |
Inizia un blocco da Persone. Poi passa in fretta Newsletter e Notifiche, alla fine. Per liberartene del tutto, leggi newsletter e iscrizioni.
Le notifiche sul telefono o sul computer seguono la stessa idea. In Impostazioni → Notifiche, newsletter e mailing list non ti avvisano, a meno che tu non attivi Anche per newsletter e mailing list.
Leggi tutta la conversazione in una volta
Metà del tempo passato sulla posta serve a ricostruire cosa è stato detto prima. In mello, un messaggio aperto mostra la sua conversazione intorno: Prima in questa conversazione sopra, Dopo in questa conversazione sotto, con le tue risposte da Inviati e i messaggi che hai archiviato. È aperto solo il messaggio subito precedente; fai clic su una riga per aprirne un altro.
Così rispondi all’ultimo messaggio senza cercare il primo, e archivi tutto lo scambio a cuor leggero.
Posticipa quello che può aspettare
Posticipare toglie un messaggio dalla posta in arrivo e lo riporta quando ti serve. È la versione onesta di “lo lascio lì così non me ne dimentico”.
- Spostati su un messaggio della lista con le frecce, o aprilo, e premi b. Puoi anche fare clic destro su un messaggio e scegliere Posticipa….
- Scegli più tardi oggi, domani, questo weekend, la prossima settimana o Scegli data e ora….
- Il messaggio aspetta nella cartella Posticipati. All’ora scelta torna in cima alla posta in arrivo, non letto.
Lo fa il server di posta, non il browser: funziona con tutte le app chiuse, e il messaggio torna anche in Apple Mail o sul telefono. Hai cambiato idea? Aprilo in Posticipati e scegli Riporta in Posta in arrivo ora.
Archivia senza paura
Premi e per archiviare un messaggio. Finisce nella cartella Archivio, dove la ricerca lo trova ancora: premi g per aprire la cartella, poi / per cercare. La ricerca capisce campi come from:anna, has:attachment o is:unanswered, e perdona un errore di battitura in una parola semplice.
Quando archivi o elimini il messaggio che stai leggendo, mello apre il successivo: smaltisci un blocco senza tornare alla lista. Se preferisci tornare alla lista ogni volta, disattiva Avanzamento automatico in Impostazioni → Generali.
Per quello che devi fare, premi s: il messaggio viene segnato e compare nella scheda Da fare finché non premi di nuovo s. Per i lavori più grossi, trasforma il messaggio in un’attività con una data: leggi non perdere più un sollecito.
Una routine di dieci minuti
Tutto insieme, due o tre volte al giorno:
- Premi 5 per Persone. Leggi ogni messaggio una volta.
- Rispondi subito a ciò che richiede meno di due minuti (r per rispondere), e invia.
- Premi s per ciò che chiede un lavoro vero, o b per posticipare ciò che conta solo più avanti.
- Premi e su tutto il resto. L’avanzamento automatico apre il messaggio successivo.
- Premi 6, poi 7. Scorri newsletter e notifiche, seleziona la pagina con
*a, e premi e.
Quello che resta poi nella posta in arrivo è ciò che è arrivato mentre lavoravi. È proprio questo il punto. Tutti i tasti sono in scorciatoie da tastiera, oppure premi ? in mello.