KI für E-Mails, ohne ihr alles zu geben

Drei Regeln, an die er sich hält

• Er entwirft, du sendest. In deinem Namen geht nichts raus. Ein Entwurf landet in deiner Antwort oder in Entwürfe, und du liest ihn, änderst ihn und sendest ihn selbst.
• Eine Nachricht nach der anderen. Für einen Entwurf oder eine Erinnerung sieht der Assistent die betreffende Nachricht, nicht dein ganzes Postfach.
• Jeder Teil hat einen Schalter. Der Assistent ist zu Beginn eingeschaltet, und unter Einstellungen → KI schaltest du jede Funktion einzeln ab, oder alle auf einmal.

Was er für dich tut

• Antwortentwürfe. Tippe in einer Antwort /ai und was du sagen willst, zum Beispiel /ai ja zu Donnerstag, frag nach der Tagesordnung, und drück Enter. Der Entwurf ersetzt die Zeile, in der Sprache der E-Mail.
• Nachfassen. Bleibt eine gesendete Nachricht 3 Tage unbeantwortet, entscheidet der Assistent, ob sie eine Erinnerung braucht. Wenn ja, wartet ein Entwurf in Entwürfe, und deine Nachricht wird über dem Posteingang unter Noch keine Antwort angeheftet.
• Antwort-Erinnerungen. Eine Mail von einer Person, die nach 7 Tagen noch auf dich wartet, erscheint unter Wartet auf Sie, mit fertig entworfener Antwort. Antworten öffnet diesen Entwurf, Erledigt löst sie.
• Vorgeschlagene Aufgaben. Bittet dich jemand um etwas, erscheinen unter der Nachricht bis zu drei Aufgaben, mit Datum, wenn die Mail eines nennt. Du fügst sie hinzu oder verwirfst sie.
• Übersetzung. Bei einer Nachricht in einer anderen Sprache steht oben übersetzen. Original anzeigen holt sie zurück.

Archivieren oder Beantworten zählt als erledigt: Erinnerungen gibt es nur für Mails, die noch im Posteingang liegen und unbeantwortet sind.

Zwei Arten zu suchen

Die normale Suche von mello verzeiht Tippfehler: Jedes Wort darf um einen Buchstaben danebenliegen, und Akzente spielen keine Rolle. Sie läuft auf dem Server von mello, ganz ohne KI.

Die Suche nach Bedeutung ist die andere Art. Beginne deine Suche mit ~ und beschreib, was du suchst: ~ Quittung fürs Hotel findet auch eine Rechnung, in der das Wort Quittung nie vorkommt. Dafür baut mello mit einem KI-Modell einen Index deiner Mails auf, wie unten beschrieben.

Was wohin geht

Deine Mails liegen auf den Servern von mello. Die KI-Funktionen schicken Text an einen KI-Anbieter, Anthropic oder OpenAI, über deren API-Dienste für Unternehmen, die das Übermittelte nach ihren Bedingungen nicht zum Training verwenden.

Zwei Details noch. Die Nachricht geht immer als nicht vertrauenswürdiger Inhalt an das Modell: Eine Mail, die „ignoriere deine Anweisungen“ sagt, wird als Text behandelt, nicht als Befehl. Und es gibt eine Grenze von 40 Anfragen an den Assistenten pro Person und Stunde, damit eine außer Kontrolle geratene Schleife dein Postfach nicht Stück für Stück hinausschickt.

Der Spamfilter kann das Modell außerdem um eine zweite Meinung bitten, nur bei Grenzfällen und nur mit einem kurzen Auszug.

Abschalten, was du nicht willst

Öffne Einstellungen → KI. Jeder Schalter speichert sofort.

• KI-Antwortentwürfe schaltet den Assistenten ganz ab: keine Entwürfe, Übersetzungen, Nachfass- und Antwort-Erinnerungen oder vorgeschlagenen Aufgaben mehr.
• Nachfassen vorschlagen und entwerfen, wenn eine gesendete Nachricht 3 Tage unbeantwortet bleibt, Erinnern, mit entworfener Antwort, wenn eine E-Mail, die auf mich wartet, 7 Tage unbeantwortet bleibt und Aufgaben aus neuen E-Mails vorschlagen schalten je eine Funktion ab.
• Suche nach Bedeutung beendet das Indexieren und löscht den Index deiner Mails. Die normale Suche funktioniert weiter.

Eine Erinnerung, die du beim Schreiben selbst setzt (Erinnern, wenn keine Antwort kommt), kommt auch bei abgeschaltetem Assistenten, nur ohne Entwurf.

Oder bring deine eigene KI mit

Wenn du schon ChatGPT oder Claude nutzt, kannst du stattdessen oder zusätzlich diese mit deinem Postfach verbinden. mello bietet dafür einen MCP-Connector unter https://mcp.mello.mx/mcp. Du meldest dich auf der Seite von mello an, nie im Assistenten, und kreuzt an, was er darf: Mails finden, lesen und ordnen, Entwürfe speichern, mit Kalender, Aufgaben und Kontakten arbeiten.

• Senden ist aus, außer du kreuzt es an. Ohne diese Erlaubnis kann der Assistent nur Entwürfe vorbereiten, die du selbst sendest.
• Er kann keine Mails endgültig löschen. Im schlimmsten Fall verschiebt er eine Nachricht in den Papierkorb.
• Er bekommt, was er anfragt: die Nachrichten, Anhänge, Termine und Kontakte, die er für deine Bitte braucht, nie dein Passwort. Sein Zugriff gilt jeweils eine Stunde, und du kannst ihn jederzeit entfernen.

Das Unternehmen hinter dem Assistenten behandelt dann, was er liest, nach seinen eigenen Bedingungen. ChatGPT oder Claude verbinden führt dich durch die Einrichtung.

Worauf du bei jedem KI-Mailtool achten solltest

Egal, welches Tool du wählst, stell ihm diese Fragen:

1. Kann es selbst senden? Entwürfe, die du prüfst, sind sicher. Selbstständiges Senden heißt: Ein Fehler, oder eine geschickt formulierte Mail, erreicht echte Menschen.
2. Was geht raus, und wann? Eine Nachricht, wenn du fragst, ist etwas anderes als dein ganzes Postfach, ständig. Achte auf eine klare Liste.
3. Wer verarbeitet es, und wird damit trainiert? Achte auf den Namen des Anbieters und seine Bedingungen, nicht nur auf „Datenschutz ist uns wichtig“.
4. Kannst du jeden Teil abschalten? Und wird beim Abschalten gelöscht, was aufgebaut wurde, etwa ein Suchindex?
5. Sieht es je dein Passwort? Ein guter Connector nutzt eine eigene Anmeldung und kurzlebige Zugriffe, die du widerrufen kannst.
6. Wie behandelt es, was in deinen Mails steht? E-Mails kommen von Fremden. Ein Tool sollte sie als Inhalt lesen, nie als Anweisungen befolgen.
7. Kannst du mit deinen Mails gehen? In mello gibt dir Einstellungen → Allgemein → Alle meine Daten herunterladen alles mit, mit oder ohne KI.