Nie wieder vergessen, bei einer E-Mail nachzufassen

Zwei Arten zu warten

Jede offene Unterhaltung wartet auf jemanden:

• Auf die anderen. Du hast eine Frage gestellt, ein Angebot oder einen Vertrag geschickt, und es kam nichts zurück. Wenn du nicht nachfasst, tut es niemand.
• Auf dich. Jemand hat dich um etwas gebeten, und du wolltest später antworten. Aus später wird nächste Woche.

Dafür braucht es verschiedene Werkzeuge. Das Erste braucht eine Erinnerung, die nur kommt, wenn keine Antwort eintrifft. Das Zweite braucht einen Posteingang, der eine gelesene Nachricht nicht für erledigt hält.

Gewohnheiten, die in jeder Mail-App funktionieren

• Entscheide beim Senden. Wenn du etwas schreibst, das eine Antwort braucht, entscheide sofort, wann du nachfasst: morgen, in drei Tagen, nächste Woche. Trag es in deinen Kalender oder deine Aufgabenliste ein, wenn deine Mail-App keine Erinnerungen kennt.
• Stell eine klare Frage, mit Datum. „Kannst du mir das bis Donnerstag bestätigen?“ bekommt öfter eine Antwort als „Sag Bescheid“, und du weißt, wann du nachfassen musst.
• Führ eine Warteliste. Ein Ordner oder Label für gesendete Mails, auf die du eine Antwort erwartest. Schau einmal am Tag hinein und entferne, was beantwortet ist.
• Antworte in zwei Minuten, oder mach eine Aufgabe daraus. Dauert eine Antwort weniger als zwei Minuten, schreib sie jetzt. Dauert sie länger, schreib eine Aufgabe mit Datum: Dann darf die Mail den Posteingang verlassen, ohne vergessen zu werden.
• Fass freundlich nach. Ein kurzer Anstoß im selben Verlauf wirkt am besten: „Ich wollte nur kurz fragen, ob das angekommen ist.“ Kein schlechtes Gewissen, keine Textwand.

Lass dich von mello erinnern

In mello hängt die Erinnerung an der Nachricht selbst, du stellst sie also beim Schreiben ein.

1. Schreib deine Nachricht wie gewohnt.
2. Wähle neben senden die Schaltfläche mit der Glocke, Erinnern, wenn keine Antwort kommt.
3. Wähle morgen, in 3 Tagen oder nächste Woche (jeweils zu Arbeitsbeginn) oder Datum & Uhrzeit wählen… und sende.

Die Nachricht in Gesendet zeigt dann eine Zeile: Nachfassen, Erinnerung am Datum, falls niemand antwortet. Erinnerung abbrechen entfernt sie.

Die Erinnerung kommt nur, wenn bis dahin niemand geantwortet hat. Liegt eine Antwort in irgendeinem Ordner, passiert nichts. Sonst wird die Nachricht über deinem Posteingang angeheftet, unter Noch keine Antwort. Das klappt auch mit Später senden: Die Erinnerung wartet, bis die Nachricht verschickt ist.

Der Server behält den Überblick, nicht dein Browser. Es funktioniert auch bei geschlossenem Webmail, und aus jeder Mail-App, die über mello sendet.

Nachfassen, ohne daran zu denken

Du denkst nicht immer daran, eine Erinnerung zu setzen. Deshalb prüft mello eine Nachricht, die du ohne Erinnerung aus dem Webmail sendest, nach drei Tagen. Hat niemand geantwortet, liest der Assistent sie und entscheidet, ob überhaupt nachgefasst werden muss. Ein Dankeschön oder eine reine Info braucht das nicht. Eine Frage oder eine Bitte schon.

Ist es nötig, erscheint die Nachricht unter Noch keine Antwort, mit dem Grund in einer Zeile, und in Entwürfe wartet ein Nachfass-Entwurf: im selben Verlauf, an dieselben Leute, mit deiner Signatur. Öffne die Nachricht und wähle antworten: mello öffnet diesen Entwurf. Ändere, was du willst, und sende ihn, oder lass es.

Dafür braucht es den Assistenten. Erinnerungen, die du selbst setzt, kommen immer: mit Entwurf, wenn der Assistent an ist, und ohne, wenn er aus ist.

Mails, die auf dich warten

Die andere Seite funktioniert genauso. Sieben Tage nachdem eine Nachricht von einer Person angekommen ist, prüft mello sie. Liegt sie noch im Posteingang, hast du nicht geantwortet und meint der Assistent, dass die Person auf dich wartet, wird die Nachricht über deinem Posteingang angeheftet, unter Wartet auf Sie, mit einer entworfenen Antwort in Entwürfe.

• Antworten öffnet den Entwurf. Sendest du ihn, verschwindet die Erinnerung.
• Erledigt entfernt die Erinnerung, die Nachricht bleibt, wo sie ist.
• Archivieren oder Löschen zählt als erledigt: Was du weggeräumt hast, kommt nicht zurück.

Geprüft werden nur Mails von Personen, nie Newsletter, Benachrichtigungen oder Spam.

Um selbst jederzeit zu sehen, was du noch nicht beantwortet hast, wähle im Menü Sortieren nach der Liste Unbeantwortete zuerst, oder suche nach is:unanswered.

Aus Mails Aufgaben machen

Manche Mails sind keine Antworten, die zu schreiben sind, sondern Dinge, die zu tun sind: den Vertrag schicken, den Raum buchen. Führ sie als Aufgaben, nicht als ungelesene Mails.

• Aus einer Nachricht: Öffne ihr Menü mehr und wähle Aufgabe hinzufügen. Die Aufgabe verweist auf die Mail, und die Mail wird als Zu erledigen markiert. Hakst du ihre letzte Aufgabe ab, verschwindet die Markierung.
• Vorgeschlagene Aufgaben: Kommt eine Mail von einer Person an, schlägt der Assistent bis zu drei Aufgaben vor, mit Datum, wenn die Mail eines nennt. Sie erscheinen unter der Nachricht und auf der Seite Aufgaben. Wähle Hinzufügen oder verwirf sie: Ohne dich wird nichts hinzugefügt.
• Nur markieren: Drück s bei einer Nachricht, um sie als Zu erledigen zu markieren, und finde sie in der Ansicht Zu erledigen des Posteingangs wieder.

Auf der Seite Aufgaben zeigt die Ansicht Aus E-Mails jede Aufgabe, die aus einer Nachricht entstanden ist, mit einem Link, um sie zu öffnen. Aufgaben liegen in deinem Kalender, also siehst du sie auch auf dem Handy.

Was der Assistent tut, und wie du ihn abschaltest

Automatisches Nachfassen, Antwort-Erinnerungen und vorgeschlagene Aufgaben nutzen den Assistenten von mello. Sie sind eingeschaltet, sobald mello den Assistenten anbietet, und jede hat ihren eigenen Schalter unter Einstellungen → KI:

• Nachfassen vorschlagen und entwerfen, wenn eine gesendete Nachricht 3 Tage unbeantwortet bleibt
• Erinnern, mit entworfener Antwort, wenn eine E-Mail, die auf mich wartet, 7 Tage unbeantwortet bleibt
• Aufgaben aus neuen E-Mails vorschlagen (der Assistent liest E-Mails von Personen beim Eingang)

KI-Antwortentwürfe schaltet den Assistenten ganz ab. Für diese Prüfungen gehen Absender, Betreff und Text der Nachricht an den KI-Anbieter von mello, nie ihre Anhänge. Der Assistent entwirft nur: Ohne dich wird nie etwas gesendet. Mehr dazu in KI für E-Mails, ohne ihr alles zu geben.

Ist der Assistent aus, funktionieren die Erinnerungen, die du selbst setzt, weiterhin, nur ohne Entwurf.