Den Posteingang zähmen: eine ruhige Methode für E-Mails
Ein voller Posteingang kommt selten von zu vielen Mails. Er kommt daher, dass du dieselbe Nachricht fünfmal öffnest, ohne zu entscheiden, was damit passiert. Die Methode unten funktioniert in jeder Mail-App: gesammelt prüfen, einmal entscheiden, und der Posteingang leert sich von selbst. Danach zeigen wir, wie mello dir das meiste Sortieren abnimmt.
Dein Posteingang ist keine To-do-Liste
Mails kommen in der Reihenfolge, die andere wählen. Deshalb ist der Posteingang ein schlechter Ort, um deine eigene Arbeit im Blick zu behalten. Nutze ihn als Sortiertisch: Jede Nachricht, die dort landet, wartet auf eine Entscheidung und geht dann.
- Was du tun musst, kommt auf eine Aufgabenliste, mit Datum, wenn es eines gibt.
- Was warten kann, verschwindet bis zu dem Tag, an dem es zählt.
- Alles andere wird archiviert. Archivierte Mails sind nicht weg: Sie sind eine Suche entfernt.
Ein leerer Posteingang ist nicht das Ziel an sich. Das Ziel ist, dass jede Nachricht darin eine ist, die du noch nicht gesehen hast.
Gesammelt prüfen
Jeder Blick in die Mails kostet ein paar Minuten Konzentration, ob du eine Nachricht findest oder dreißig. Schau also seltener nach, und dann richtig.
- Wähle zwei oder drei Zeiten am Tag, zum Beispiel nach deiner ersten Aufgabe, nach dem Mittagessen und vor Feierabend. Dazwischen bleibt die Mail-App zu.
- Schalte Benachrichtigungen für alles außer Menschen ab. Ein Newsletter braucht dich nie in den nächsten fünf Minuten.
- Fang mit Mails von Menschen an. Newsletter und Benachrichtigungen können bis zum Ende der Runde warten, oder bis zum Ende der Woche.
Einmal entscheiden
Öffne jede Nachricht einmal, und schließ sie erst, wenn du entschieden hast. Es gibt nur vier Möglichkeiten:
- Sofort antworten, wenn die Antwort weniger als zwei Minuten dauert. Später schreiben dauert länger als jetzt.
- Eine Aufgabe daraus machen, wenn mehr Arbeit dahintersteckt.
- Aufschieben, wenn es erst später zählt: ein Ticket für nächsten Monat, eine Erinnerung für Freitag.
- Archivieren, wenn sie nichts von dir braucht. Das sind die meisten Mails.
Wenn du merkst, dass du eine Nachricht zum zweiten Mal liest, halte an und wähle eine der vier.
Lass mello zuerst sortieren
mello unterscheidet beim Eingang Mails von Menschen von Newslettern und Benachrichtigungen. Jede Nachricht in der Liste trägt ein kleines Etikett news oder info, und die Tabs über der Liste zeigen jeweils eine Sorte:
| Tab | Taste | |
|---|---|---|
| Alles | Alle | 1 |
| Nur Ungelesenes | Ungelesen | 2 |
| Was du dir zum Erledigen markiert hast | Zu erledigen | 3 |
| Was du griffbereit haben willst | Favoriten | 4 |
| Mails von Menschen | Personen | 5 |
| Newsletter und Mailinglisten | Newsletter | 6 |
| Belege, Hinweise, Versandmeldungen | Benachrichtigungen | 7 |
Beginne eine Runde mit Personen. Geh Newsletter und Benachrichtigungen am Ende schnell durch. Wie du sie dauerhaft loswirst, steht unter Newsletter und Abos.
Benachrichtigungen auf Handy oder Computer folgen derselben Idee. Unter Einstellungen → Benachrichtigungen melden sich Newsletter und Mailinglisten nicht, außer du schaltest Auch für Newsletter und Mailinglisten ein.
Das ganze Gespräch auf einmal lesen
Die halbe Zeit für Mails geht dafür drauf, herauszufinden, was vorher gesagt wurde. In mello zeigt eine geöffnete Nachricht ihr Gespräch rundherum: Früher in dieser Konversation darüber, Später in dieser Konversation darunter, mit deinen eigenen Antworten aus Gesendet und den Nachrichten, die du archiviert hast. Nur die Nachricht direkt davor ist aufgeklappt; klick auf eine Zeile, um eine andere zu öffnen.
So beantwortest du die letzte Nachricht, ohne die erste zu suchen, und archivierst den ganzen Austausch mit gutem Gewissen.
Zurückstellen, was warten kann
Zurückstellen nimmt eine Nachricht aus dem Posteingang und bringt sie wieder, wenn du sie brauchst. Es ist die ehrliche Version von „Ich lass sie liegen, damit ich sie nicht vergesse“.
- Geh mit den Pfeiltasten zu einer Nachricht in der Liste oder öffne sie, und drück b. Du kannst auch mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht klicken und Zurückstellen… wählen.
- Wähle später heute, morgen, dieses Wochenende, nächste Woche oder Datum & Uhrzeit wählen….
- Die Nachricht wartet im Ordner Zurückgestellt. Zur gewählten Zeit kommt sie oben in deinen Posteingang zurück, ungelesen.
Das erledigt der Mailserver, nicht dein Browser. Es klappt also auch, wenn alle Apps geschlossen sind, und die Nachricht kommt auch in Apple Mail oder auf dem Handy zurück. Doch anders entschieden? Öffne sie in Zurückgestellt und wähle Jetzt zurück in den Posteingang.
Ohne Sorge archivieren
Drück e, um eine Nachricht zu archivieren. Sie wandert in den Ordner Archiv, wo die Suche sie weiter findet: Drück g, um den Ordner zu öffnen, dann / zum Suchen. Die Suche versteht Felder wie from:anna, has:attachment oder is:unanswered und verzeiht einen Tippfehler in einem einfachen Wort.
Wenn du die Nachricht archivierst oder löschst, die du gerade liest, öffnet mello die nächste. So gehst du eine Runde durch, ohne zur Liste zurückzukehren. Willst du lieber jedes Mal zur Liste zurück, schalte Automatisch weiter unter Einstellungen → Allgemein ab.
Für das, was du tun musst, drück s: Die Nachricht bekommt eine Markierung und erscheint unter dem Tab Zu erledigen, bis du wieder s drückst. Für größere Aufgaben machst du aus der Nachricht eine Aufgabe mit Datum: siehe nie mehr ein Nachfassen vergessen.
Eine Routine von zehn Minuten
Alles zusammen, zwei- oder dreimal am Tag:
- Drück 5 für Personen. Lies jede Nachricht einmal.
- Beantworte gleich alles, was unter zwei Minuten dauert (r zum Antworten), und sende.
- Drück s für das, was echte Arbeit braucht, oder b, um zurückzustellen, was erst später zählt.
- Drück e bei allem anderen. Automatisch weiter öffnet die nächste Nachricht.
- Drück 6, dann 7. Überflieg Newsletter und Benachrichtigungen, wähle die Seite mit
*aaus, und drück e.
Was danach im Posteingang bleibt, ist das, was kam, während du gearbeitet hast. Genau darum geht es. Alle Tasten findest du unter Tastenkürzel, oder drück ? in mello.