Einen Buchungslink aus deinem mello-Kalender teilen

Wozu ein Buchungslink

• Kein Hin und Her. Statt „Geht Dienstag? Nein? Donnerstag?“ schickst du einen Link, und die andere Person wählt.
• Nur freie Zeiten sind sichtbar. Die Seite zeigt offene Zeiten und sonst nichts: keine Titel, keine Gäste, keinen Hinweis darauf, was den Rest deiner Woche füllt.
• Sie ist immer aktuell. Die freien Zeiten werden bei jedem Aufruf aus deinem Kalender berechnet. Trägst du einen Termin ein, verschwindet seine Zeit von der Seite.
• Alles bleibt in deinem Kalender. Buchungen landen wie jeder andere Termin in deinem mello-Kalender, auf allen Geräten, auf denen du ihn eingerichtet hast.

Deinen ersten Link erstellen

1. Öffne im mello-Webmail den Kalender.
2. Wähle oben rechts Buchungslinks.
3. Wähle Neuer Buchungslink (oder drück n).
4. Gib ihm einen Titel, der sagt, was gebucht wird, zum Beispiel „30-Minuten-Gespräch“ oder „Projektbesprechung“.
5. Wähle eine Dauer: 15, 20, 30, 45, 60, 90 oder 120 Minuten.
6. Leg fest, wann du verfügbar bist: Tage, Zeiten und Zeitzone (siehe unten).
7. Füll bei Bedarf Ort aus: einen Videolink, eine Adresse oder eine Telefonnummer. Das Feld für die Beschreibung darunter wird auf der Seite angezeigt.
8. Wähle Link erstellen.

Der Link erscheint oben, mit einer Schaltfläche Kopieren. Füg ihn in eine Nachricht, deine Signatur oder deine Website ein. In einem Chat zeigt er eine Vorschau mit Titel, deinem Namen und der Dauer.

Tage, Zeiten und Zeitzone

Hak die Tage an, an denen du Termine annimmst, anfangs Montag bis Freitag. Dann stell die Zeiten ein, zum Beispiel 09:00 bis 17:00. Dieselben Zeiten gelten für jeden angehakten Tag.

Die Zeitzone ist mit deiner vorausgefüllt. Es ist die Zone deiner Zeiten, geschrieben als Name wie Europe/Zurich oder America/New_York. Bei der Zeitumstellung bleiben deine Zeiten dieselbe Ortszeit. Wer bucht, sieht die Zeiten in der eigenen Zeitzone: Ein Termin um 09:00 in Zürich erscheint in New York als 03:00.

Die Anfangszeiten richten sich nach der Dauer: Ein 30-Minuten-Link bietet 09:00, 09:30, 10:00 und so weiter an.

Im Webmail hat jeder Link einen einzigen Zeitblock. Damit deine Mittagspause frei bleibt, trag einen wiederkehrenden Termin „Mittagessen“ in deinen Kalender ein: Wie jeder Termin nimmt er diese Zeiten von der Seite.

Vorlauf, Zeitraum und Puffer

Unter Regeln bestimmst du, wie kurzfristig und wie weit im Voraus gebucht werden kann:

• Vorlauf verhindert, dass jemand ein Gespräch bucht, das in zehn Minuten beginnt.
• Tage im Voraus verhindert, dass sich dein Kalender Monate im Voraus füllt.
• Puffer hält vor und nach deinen anderen Terminen Zeit frei, damit eine Buchung nicht direkt nach einer Besprechung beginnt.

Hast du mehr als einen Kalender, wählst du im Menü Kalender, wo Buchungen eingetragen werden. Deine anderen eigenen Kalender werden trotzdem auf Überschneidungen geprüft.

Was als belegt gilt

Eine Zeit ist frei, wenn sie in deinen Zeiten liegt und nichts in deinen eigenen Kalendern sie überschneidet.

• Wiederkehrende Termine zählen, auch jede Woche, jeden Monat oder „am letzten Freitag“.
• Ganztägige Termine belegen den ganzen Tag: Ein Feiertag in deinem Kalender schließt die Seite für diesen Tag.
• Als frei markierte und abgesagte Termine zählen nicht.
• Kalender, die andere mit dir teilen, zählen nicht. Geprüft werden nur deine eigenen.

Sonst zeigt die Seite nichts über deine Termine. Wer sie öffnet, erfährt nur, welche Zeiten frei sind.

Was die andere Person sieht

Die Seite zeigt deinen Titel, „mit“ deinem Namen, die Dauer, den Ort und die Beschreibung. Darunter stehen die freien Zeiten einer Woche, Tag für Tag; mit Früher und Später wechselt man die Woche.

1. Sie wählt eine Zeit.
2. Sie gibt Name und E-Mail ein, dazu auf Wunsch eine Notiz.
3. Sie wählt Buchen.

Dafür braucht sie kein mello-Konto und auch sonst keines. Hat jemand dieselbe Zeit kurz vorher gebucht, sagt die Seite das und zeigt die verbleibenden Zeiten: Eine Zeit kann nicht doppelt gebucht werden.

Was nach einer Buchung passiert

• Der Termin kommt in deinen Kalender, mit dem Titel deines Links und dem Namen der Person, ihre Notiz in der Beschreibung. Sie steht als Gast drin, der zugesagt hat.
• Sie bekommt eine Einladung von deiner Adresse, in der Sprache der Seite, die sie benutzt hat, mit dem Termin im Anhang, damit ihre Kalender-App ihn übernehmen kann.
• Du bekommst eine kurze Benachrichtigung. Antwortest du darauf, geht deine Antwort an die Person, die gebucht hat.

Ändern sich die Pläne, öffne den Termin in deinem Kalender. Löschst du ihn, bekommt die Person eine Absage.

Ändern, pausieren oder löschen

Öffne Kalender → Buchungslinks und wähle Bearbeiten neben einem Link. Ändere, was du willst, und wähle Speichern. Der Link selbst bleibt gleich, der schon verschickte funktioniert also weiter.

• Um einen Link zu pausieren, nimm den Haken bei Link aktiv weg und speichere. Er wird als aus angezeigt, und die Seite lässt sich nicht öffnen, bis du den Haken wieder setzt.
• Um ihn endgültig zu beenden, wähle Löschen. Der Link funktioniert nicht mehr und lässt sich nicht wiederherstellen. Bereits gebuchte Termine bleiben in deinem Kalender.

Du kannst bis zu 20 Links haben, zum Beispiel ein kurzes Gespräch und eine längere Besprechung. Jeder hat seinen eigenen Link, seine Zeiten und Regeln.

Gut zu wissen

• Der Name auf der Seite ist der Teil deiner Adresse vor dem @. Im Webmail lässt er sich noch nicht ändern. Über die Kalender-API kannst du einen anderen Namen festlegen, eine Höchstzahl an Buchungen pro Tag, Anfangszeiten unabhängig von der Dauer und die zu prüfenden Kalender; speicherst du den Link danach im Webmail, gelten dafür wieder die Standardwerte.
• Ein Buchungslink verschickt Mails von deiner Adresse. Jeder mit dem Link kann buchen, und jede Buchung schickt eine Einladung von dir. mello begrenzt das auf 20 Buchungen pro Tag und Link und wenige Versuche pro Stunde aus demselben Netz. Pausiere oder lösche Links, die du nicht mehr brauchst.
• Suchmaschinen führen die Seite nicht. Nur wer den Link von dir hat, findet sie.