E-Mail-Filter und Abwesenheitsnotiz in mello einrichten

Warum auf dem Server filtern

Ein Filter in einer Mail-App läuft nur, solange die App offen ist, und nur auf diesem Gerät. Die Filter von mello laufen auf dem Server, sobald eine Nachricht ankommt, ob gerade etwas offen ist oder nicht.

• Überall gleichzeitig. Eine Nachricht, die in einen Ordner verschoben wurde, liegt auf dem Handy, auf dem Laptop und im Webmail in diesem Ordner.
• Nur neue Mails. Filter wirken auf Mails beim Eingang. Was schon in deinem Postfach liegt, sortieren sie nicht: Das verschiebst du selbst.
• Kein Speichern-Knopf. Alles im Tab Abwesenheitsnotiz wird gespeichert, während du es änderst.

Einen Filter anlegen

Jeder Filter ist eine Regel: Wenn eine Zeile der Nachricht einen Text enthält, Dann passiert etwas.

1. Öffne Einstellungen → Abwesenheitsnotiz und scrolle zu Filter.
2. Wähle Regel hinzufügen oder drück +.
3. Wähle nach Wenn von, an oder Betreff und tippe den Text ein, den die Zeile enthält: eine Adresse, eine Domain wie @example.com, einen Namen oder ein Wort.
4. Wähle nach Dann, was passiert: verschieben nach einem Ordner, als gelesen markieren, löschen oder weiterleiten an eine Adresse.
5. Wähle bei verschieben nach den Ordner. Tippe bei weiterleiten an die Adresse ein.

Der Text passt irgendwo in der Zeile, Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. von passt auf den Namen des Absenders genauso wie auf seine Adresse. an schaut nur auf die Zeile An, nicht auf Cc. Um eine Regel zu entfernen, wähle das Kreuz an ihrem Ende.

Willst du in einen neuen Ordner sortieren, leg den Ordner zuerst an: Das Menü zeigt nur Ordner, die es schon gibt.

Wie die Regeln angewendet werden

Die Regeln laufen von oben nach unten, bei jeder neuen Nachricht.

• verschieben nach und löschen beenden den Durchlauf. Sobald eine davon passt, werden die Regeln darunter übersprungen. Stell die genauesten Regeln deshalb nach oben.
• als gelesen markieren und weiterleiten an beenden ihn nicht. Die Nachricht läuft weiter durch die Regeln darunter, du kannst sie also als gelesen markieren und mit einer späteren Regel trotzdem verschieben.
• weiterleiten an schickt eine Kopie und behält die Nachricht auch hier.
• löschen entfernt die Nachricht endgültig. Sie landet nicht im Papierkorb, und du siehst sie nie. Soll sie nur aus dem Weg sein, nimm stattdessen verschieben nach mit dem Papierkorb oder einem Archivordner.

Du kannst bis zu 50 Regeln haben.

Eine Abwesenheitsnotiz einschalten

1. Öffne Einstellungen → Abwesenheitsnotiz und schalte Automatisch antworten ein.
2. Prüfe den Betreff. Er lautet zuerst „Abwesenheitsnotiz“: Ändere ihn, wenn du willst.
3. Schreib deine Nachricht: wie lange du weg bist und an wen man sich in der Zwischenzeit wendet.
4. Wähle bei Einmal pro Absender alle … Tage, wie oft dieselbe Person sie bekommt: 1 bis 30 Tage, standardmäßig 7.

Die Antwort ist aktiv, sobald die Nachricht geschrieben ist. mello schaltet sie nicht an einem bestimmten Datum ab: Wenn du zurück bist, schalte Automatisch antworten selbst aus.

mello achtet darauf, wer die Antwort bekommt. Sie geht nur an Leute, die dir direkt geschrieben haben, mit deiner Adresse in An oder Cc. Nie an Mailinglisten und Newsletter, an automatische Absender wie No-Reply-Adressen oder an Mails, die als Spam markiert sind. Blockierte Absender bekommen sie auch nicht.

Alle Mails weiterleiten

Im selben Tab schickt Meine E-Mails weiterleiten jede eingehende Nachricht an eine andere Adresse weiter, zum Beispiel solange du mello neben einem alten Konto ausprobierst.

1. Schalte Meine E-Mails weiterleiten ein.
2. Tippe die Adresse bei Weiterleiten an ein.
3. Lass Eine Kopie hier behalten an, damit die Nachrichten auch in mello bleiben. Schaltest du es aus, gehen sie nur weiter und werden hier nicht gefiltert.

Was der Spamfilter abgefangen hat, wird nicht weitergeleitet: Es bleibt in deinem Spam-Ordner.

Einen Absender blockieren

Mails eines blockierten Absenders landen direkt im Papierkorb. Er erfährt davon nichts, bekommt keine Abwesenheitsnotiz, und seine Mails werden nie weitergeleitet.

1. Öffne eine Nachricht von ihm, öffne das Menü mehr und wähle seinen Namen mit blockieren dahinter. Auch diese Nachricht wandert in den Papierkorb.
2. Oder öffne Einstellungen → Abwesenheitsnotiz → Blockierte Absender, tippe eine Adresse ein, oder @ und eine Domain, um eine ganze Domain zu blockieren (@example.com), und wähle Blockieren.

Um die Blockierung aufzuheben, wähle das Kreuz neben dem Eintrag in der Liste. Neue Nachrichten kommen dann wieder normal an; was schon im Papierkorb liegt, holst du selbst zurück.

Blockiert wird nach der Adresse des Absenders. Bei Spam, der ständig die Adresse wechselt, nimm stattdessen Als Spam melden.

Für Fortgeschrittene: ein eigenes Sieve-Skript

Die Einstellungsseite schreibt für dich ein Sieve-Skript (RFC 5228). Brauchst du Bedingungen, die sie nicht anbietet, etwa mehrere auf einmal, beliebige Header oder die Größe der Nachricht, schreib dein eigenes Skript und lade es mit einem ManageSieve-Client hoch, zum Beispiel mit dem Sieve-Add-on für Thunderbird.

Das Passwort ist dein mello-Passwort. Ein paar Dinge vorab:

• Unterstützte Erweiterungen: fileinto, envelope, copy, imap4flags und vacation. Ein Skript, das eine andere verlangt, etwa regex, body oder include, wird beim Hochladen abgelehnt. Den Text der Nachricht kann ein Skript also nicht prüfen.
• Es läuft immer nur ein Skript. Das des Webmails heißt webmail. Machst du deins zum aktiven, laufen die Regeln, die Abwesenheitsnotiz, die Weiterleitung und die blockierten Absender des Webmails nicht mehr.
• Das Webmail übernimmt wieder, sobald du dort speicherst. Änderst du etwas im Tab Abwesenheitsnotiz, am Newsletter-Digest oder an deiner Sprache, oder blockierst du einen Absender aus einer Nachricht, wird webmail wieder das aktive Skript. Übernimm, was du brauchst, in dein eigenes, und ändere alles an einer Stelle.
• Bearbeite das Skript webmail nicht von Hand. Die Einstellungsseite schreibt es bei jedem Speichern neu.
• Grenzen: bis zu 10 Skripte mit je bis zu 64 KB.

Was mello noch nicht kann

• Kein Zeitraum für die Abwesenheitsnotiz. Schalte sie ein, wenn du gehst, und aus, wenn du zurück bist.
• Einfache Bedingungen im Editor. Eine Bedingung pro Regel (von, an oder Betreff enthält), ohne „alle davon“ oder „eine davon“. Ein eigenes Sieve-Skript kann mehr, im Rahmen der Erweiterungen oben.
• Filter gibt es nicht in der CLI und nicht im Assistenten. Du richtest sie im Webmail oder mit einem ManageSieve-Client ein. Die mello-CLI und der Assistenten-Connector ändern sie nicht.
• Vorhandene Mails werden nicht sortiert. Eine neue Regel wirkt auf Mails, die nach dem Anlegen ankommen.

Für Newsletter gibt es eine sanftere Lösung als einen Filter: den täglichen Digest unter Einstellungen → Benachrichtigungen. Mehr dazu in Newsletter und Abos.