Partager un lien de réservation depuis votre calendrier mello

Pourquoi un lien de réservation

• Plus d’allers-retours. Au lieu de « Mardi, ça vous va ? Non ? Jeudi ? », vous envoyez un lien et l’autre personne choisit.
• Seuls les créneaux libres apparaissent. La page liste les créneaux ouverts et rien d’autre : aucun titre, aucun invité, aucun indice sur ce qui remplit le reste de votre semaine.
• Elle reste à jour. Les créneaux libres sont calculés à partir de votre calendrier à chaque ouverture de la page. Ajoutez un événement, et son horaire disparaît de la page.
• Tout reste dans votre calendrier. Les réservations arrivent dans votre calendrier mello comme n’importe quel événement, sur tous les appareils où vous l’avez configuré.

Créer votre premier lien

1. Dans le webmail de mello, ouvrez le Calendrier.
2. Choisissez Liens de réservation, en haut à droite.
3. Choisissez Nouveau lien de réservation (ou appuyez sur n).
4. Donnez-lui un Titre qui dit ce qu’on réserve, par exemple « Appel de 30 minutes » ou « Point projet ».
5. Choisissez une Durée : 15, 20, 30, 45, 60, 90 ou 120 minutes.
6. Indiquez quand vous êtes disponible : les Jours, les Horaires et le Fuseau horaire (voir plus bas).
7. Remplissez le Lieu si vous voulez : un lien vidéo, une adresse ou un numéro de téléphone. La Description en dessous est affichée sur la page.
8. Choisissez Créer le lien.

Le lien apparaît en haut, avec un bouton Copier. Collez-le dans un message, votre signature ou votre site. Collé dans une messagerie instantanée, il affiche un aperçu avec le titre, votre nom et la durée.

Jours, horaires et fuseau horaire

Cochez les Jours où vous prenez des rendez-vous, du lundi au vendredi au départ. Réglez ensuite les Horaires, par exemple de 09:00 à 17:00. Les mêmes horaires valent pour chaque jour coché.

Le Fuseau horaire est déjà rempli avec le vôtre. C’est celui de vos horaires, écrit sous forme de nom comme Europe/Paris ou America/Montreal. Vos horaires gardent la même heure locale au changement d’heure. Les personnes qui réservent voient les créneaux dans leur propre fuseau : un créneau à 09:00 à Paris apparaît à 03:00 à Montréal.

Les heures de début suivent la durée : un lien de 30 minutes propose 09:00, 09:30, 10:00, et ainsi de suite.

Dans le webmail, chaque lien a une seule plage horaire. Pour garder la pause de midi libre, ajoutez un événement « Déjeuner » répété dans votre calendrier : comme tout événement, il retire ces horaires de la page.

Préavis, horizon et marge

Sous Règles, vous décidez à quelle échéance et jusqu’à quand on peut réserver :

• Le préavis empêche de réserver un appel qui commence dans dix minutes.
• Les jours à l’avance évitent que votre calendrier se remplisse des mois à l’avance.
• La marge garde du temps libre avant et après vos autres événements, pour qu’une réservation ne commence pas à la seconde où une réunion se termine.

Si vous avez plus d’un calendrier, un menu Calendrier choisit où les réservations sont inscrites. Vos autres calendriers à vous sont tout de même vérifiés pour les conflits.

Ce qui compte comme occupé

Un créneau est libre s’il est dans vos horaires et que rien dans vos propres calendriers ne le chevauche.

• Les événements répétés comptent, y compris chaque semaine, chaque mois ou « le dernier vendredi ».
• Les événements sur la journée entière bloquent toute la journée : un jour férié dans votre calendrier ferme la page ce jour-là.
• Les événements marqués comme libres et les événements annulés ne comptent pas.
• Les calendriers que d’autres partagent avec vous ne comptent pas. Seuls vos propres calendriers sont vérifiés.

La page ne montre rien d’autre de vos événements. Qui l’ouvre apprend seulement quels créneaux sont libres.

Ce que voit l’autre personne

La page affiche votre titre, « avec » votre nom, la durée, le lieu et la description. En dessous, les créneaux libres d’une semaine, jour par jour ; Plus tôt et Plus tard passent d’une semaine à l’autre.

1. Elle choisit un créneau.
2. Elle saisit son Nom et son E-mail, et une note si elle veut.
3. Elle choisit Réserver.

Elle n’a besoin ni d’un compte mello, ni d’aucun autre compte. Si quelqu’un a pris le même créneau un instant plus tôt, la page le signale et affiche les créneaux restants : un créneau ne peut pas être réservé deux fois.

Ce qui se passe après une réservation

• L’événement est ajouté à votre calendrier, avec le titre de votre lien et le nom de la personne, et sa note dans la description. Elle y figure comme invitée ayant accepté.
• Elle reçoit une invitation de votre adresse, dans la langue de la page qu’elle a utilisée, avec l’événement en pièce jointe pour que son app de calendrier puisse l’ajouter.
• Vous recevez un court avis. Répondez-y, et votre réponse part à la personne qui a réservé.

Si les plans changent, ouvrez l’événement dans votre calendrier. Le supprimer envoie une annulation à la personne.

Modifier, suspendre ou supprimer

Ouvrez Calendrier → Liens de réservation et choisissez Modifier à côté d’un lien. Changez ce que vous voulez et choisissez Enregistrer. Le lien lui-même ne change pas : celui que vous avez déjà envoyé continue de fonctionner.

• Pour suspendre un lien, décochez lien actif et enregistrez. Il apparaît comme désactivé, et la page ne s’ouvre plus tant que vous ne le cochez pas à nouveau.
• Pour l’arrêter définitivement, choisissez Supprimer. Le lien ne fonctionne plus et ne peut pas être récupéré. Les réservations déjà faites restent dans votre calendrier.

Vous pouvez avoir jusqu’à 20 liens, par exemple un appel court et une réunion plus longue. Chacun a son propre lien, ses horaires et ses règles.

Bon à savoir

• Le nom affiché sur la page est la partie de votre adresse avant le @. Le webmail ne permet pas encore de le changer. L’API du calendrier peut définir un autre nom, un nombre maximal de réservations par jour, des heures de début indépendantes de la durée et les calendriers à vérifier ; si vous enregistrez ensuite le lien dans le webmail, ces réglages reviennent à leurs valeurs par défaut.
• Un lien de réservation envoie des mails depuis votre adresse. Toute personne qui a le lien peut réserver, et chaque réservation envoie une invitation de votre part. mello limite cela à 20 réservations par jour et par lien, et à quelques tentatives par heure depuis un même réseau. Suspendez ou supprimez les liens dont vous ne vous servez plus.
• La page n’est pas référencée par les moteurs de recherche. Seules les personnes à qui vous donnez le lien peuvent la trouver.