Ne plus jamais oublier de relancer un e-mail

Deux façons d’attendre

Chaque conversation ouverte attend quelqu’un :

• Les autres. Vous avez posé une question, envoyé un devis ou un contrat, et rien n’est revenu. Si vous ne relancez pas, personne ne le fera.
• Vous. Quelqu’un vous a demandé quelque chose, et vous comptiez répondre plus tard. Plus tard devient la semaine prochaine.

Il faut des outils différents. Le premier cas demande un rappel qui ne vient que si aucune réponse n’arrive. Le second demande une boîte de réception qui ne prend pas un message lu pour un message traité.

Des habitudes qui marchent partout

• Décidez en envoyant. Quand vous écrivez quelque chose qui demande une réponse, décidez tout de suite quand vous relancerez : demain, dans trois jours, la semaine prochaine. Notez-le dans votre agenda ou votre liste de tâches si votre messagerie n’a pas de rappels.
• Posez une question claire, avec une date. « Pouvez-vous me confirmer d’ici jeudi ? » obtient plus de réponses que « Tenez-moi au courant », et vous dit quand relancer.
• Tenez une liste d’attente. Un dossier ou un libellé pour les e-mails envoyés dont vous attendez une réponse. Regardez-le une fois par jour, et retirez ce qui a reçu une réponse.
• Répondez en deux minutes, ou faites-en une tâche. Si une réponse prend moins de deux minutes, écrivez-la maintenant. Sinon, créez une tâche datée : l’e-mail peut alors quitter la boîte de réception sans être oublié.
• Relancez avec gentillesse. Un petit mot dans le même fil marche le mieux : « Je me permets de vérifier que ceci vous est bien parvenu. » Pas de reproche, pas de pavé.

Demandez à mello de vous le rappeler

Dans mello, le rappel accompagne le message lui-même : vous le réglez en écrivant.

1. Rédigez votre message comme d’habitude.
2. À côté de envoyer, choisissez le bouton à la cloche, Me le rappeler sans réponse.
3. Choisissez demain, dans 3 jours ou la semaine prochaine (en début de journée de travail), ou Choisir la date et l’heure…, puis envoyez.

Le message dans Envoyés affiche une ligne : relance, rappel le jour choisi, si personne ne répond. Annuler le rappel la retire.

Le rappel ne vient que si personne n’a répondu d’ici là. Si une réponse arrive dans n’importe quel dossier, rien ne se passe. Sinon, le message est épinglé au-dessus de votre boîte de réception, sous Pas encore de réponse. Cela marche aussi avec Programmer l’envoi : le rappel attend que le message soit parti.

C’est le serveur qui suit tout cela, pas votre navigateur. Cela fonctionne webmail fermé, et depuis toute messagerie qui envoie par mello.

Des relances sans y penser

Vous ne penserez pas toujours à mettre un rappel. Alors, quand vous envoyez un message depuis le webmail sans rappel, mello le vérifie au bout de trois jours. Si personne n’a répondu, l’assistant le lit et décide s’il mérite une relance. Un remerciement ou un simple « pour info » n’en a pas besoin. Une question ou une demande, si.

Dans ce cas, le message s’affiche sous Pas encore de réponse, avec la raison en une ligne, et une relance vous attend dans Brouillons : dans le même fil, aux mêmes personnes, avec votre signature. Ouvrez le message et choisissez répondre : mello ouvre ce brouillon. Modifiez ce que vous voulez, puis envoyez-le, ou non.

Il faut pour cela l’assistant. Les rappels que vous réglez vous-même viennent toujours : avec un brouillon quand l’assistant est activé, sans brouillon quand il est désactivé.

Les e-mails qui vous attendent

L’autre côté fonctionne de la même façon. Sept jours après l’arrivée d’un message d’une personne, mello le vérifie. S’il est toujours dans votre boîte de réception, que vous n’avez pas répondu et que l’assistant estime que l’expéditeur attend après vous, le message est épinglé au-dessus de la boîte de réception, sous Attend votre réponse, avec une réponse rédigée dans Brouillons.

• Répondre ouvre le brouillon. L’envoyer retire le rappel.
• Terminé retire le rappel et laisse le message où il est.
• Archiver ou supprimer le message compte comme l’avoir traité : ce que vous avez rangé ne revient pas.

Seuls les e-mails de personnes sont vérifiés, jamais les newsletters, les notifications ni le spam.

Pour voir vous-même, à tout moment, ce qui attend encore une réponse, choisissez Sans réponse d’abord dans le menu Trier par de la liste, ou recherchez is:unanswered.

Transformer les e-mails en tâches

Certains e-mails ne sont pas des réponses à écrire, mais des choses à faire : envoyer le contrat, réserver la salle. Gardez-les comme tâches, pas comme e-mails non lus.

• Depuis un message : ouvrez son menu plus et choisissez Ajouter une tâche. La tâche renvoie à l’e-mail, et l’e-mail est marqué À faire. Cocher sa dernière tâche retire la marque.
• Tâches suggérées : quand un e-mail d’une personne arrive, l’assistant propose jusqu’à trois tâches, datées si l’e-mail donne une date. Elles s’affichent sous le message et sur la page Tâches. Choisissez Ajouter ou écartez-les : rien n’est ajouté sans vous.
• Un simple marquage : appuyez sur s sur un message pour le marquer À faire, et retrouvez-le dans la vue À faire de la boîte de réception.

Sur la page Tâches, la vue Des e-mails liste chaque tâche issue d’un message, avec un lien pour l’ouvrir. Les tâches sont enregistrées dans votre agenda : vous les voyez aussi sur votre téléphone.

Ce que fait l’assistant, et comment le désactiver

Les relances automatiques, les rappels de réponse et les tâches suggérées passent par l’assistant de mello. Ils sont activés dès que mello propose l’assistant, et chacun a son interrupteur dans Paramètres → IA :

• Proposer une relance rédigée quand un message envoyé reste sans réponse 3 jours
• Me rappeler, avec une réponse rédigée, quand un e-mail qui attend ma réponse reste sans réponse 7 jours
• Suggérer des tâches d’après les nouveaux e-mails (l’assistant lit les e-mails de personnes à leur arrivée)

Brouillons de réponse par IA désactive l’assistant entièrement. Pour ces vérifications, l’expéditeur, l’objet et le texte du message vont au fournisseur d’IA de mello, jamais ses pièces jointes. L’assistant ne fait que rédiger : rien n’est jamais envoyé sans vous. Pour en savoir plus : l’IA pour vos e-mails, sans tout lui donner.

Assistant désactivé, les rappels que vous réglez vous-même fonctionnent toujours, sans brouillon.