Dompter sa boîte de réception : une méthode calme pour l’e-mail

Votre boîte de réception n’est pas une liste de tâches

Les e-mails arrivent dans l’ordre que d’autres choisissent : la boîte de réception est donc un mauvais endroit pour suivre votre propre travail. Servez-vous-en comme d’une table de tri : chaque message qui y arrive attend une décision, puis repart.

• Ce que vous devez faire va dans une liste de tâches, avec une date s’il y en a une.
• Ce qui peut attendre disparaît jusqu’au jour où cela compte.
• Tout le reste est archivé. Un e-mail archivé n’est pas perdu : il est à une recherche de distance.

Une boîte vide n’est pas un but en soi. Le but, c’est que chaque message qui y reste soit un message que vous n’avez pas encore vu.

Vérifier par lots

Chaque coup d’œil coûte quelques minutes de concentration, que vous trouviez un message ou trente. Vérifiez donc moins souvent, et faites-le bien.

• Choisissez deux ou trois moments par jour, par exemple après votre première tâche, après le déjeuner et avant de finir. Entre les deux, fermez la messagerie.
• Coupez les notifications pour tout sauf les personnes. Une newsletter n’a jamais besoin de vous dans les cinq minutes.
• Commencez par les e-mails de personnes. Newsletters et notifications peuvent attendre la fin du lot, ou la fin de la semaine.

Décider une fois

Ouvrez chaque message une seule fois, et ne le refermez pas avant d’avoir décidé. Il n’y a que quatre choix :

1. Répondre tout de suite, si la réponse prend moins de deux minutes. L’écrire plus tard prend plus de temps que maintenant.
2. En faire une tâche, s’il demande davantage de travail.
3. Le reporter, s’il ne compte que plus tard : un billet pour le mois prochain, un rappel pour vendredi.
4. L’archiver, s’il n’attend rien de vous. C’est le cas de la plupart des e-mails.

Si vous vous surprenez à relire un message, arrêtez-vous et choisissez l’un des quatre.

Laissez mello trier d’abord

À l’arrivée, mello distingue les e-mails de personnes des newsletters et des notifications. Chaque message de la liste porte une petite étiquette news ou notif, et les onglets au-dessus de la liste montrent une catégorie à la fois :

Commencez un lot par Personnes. Passez ensuite vite sur Newsletters et Notifications, à la fin. Pour vous en débarrasser pour de bon, voyez newsletters et abonnements.

Les notifications sur votre téléphone ou votre ordinateur suivent la même idée. Dans Paramètres → Notifications, les newsletters et listes de diffusion ne vous notifient pas, sauf si vous activez Aussi pour les newsletters et les listes de diffusion.

Lire toute la conversation d’un coup

La moitié du temps passé sur l’e-mail sert à retrouver ce qui a été dit avant. Dans mello, un message ouvert affiche sa conversation autour de lui : Plus tôt dans cette conversation au-dessus, Plus tard dans cette conversation en dessous, avec vos propres réponses tirées d’Envoyés et les messages que vous avez archivés. Seul le message juste avant est déplié ; cliquez sur une ligne pour en ouvrir un autre.

Vous répondez ainsi au dernier message sans chercher le premier, et vous archivez tout l’échange l’esprit tranquille.

Mettre en attente ce qui peut attendre

Mettre en attente retire un message de la boîte de réception et le ramène quand vous en avez besoin. C’est la version honnête de « je le laisse là pour ne pas oublier ».

1. Placez-vous sur un message de la liste avec les flèches, ou ouvrez-le, et appuyez sur b. Vous pouvez aussi faire un clic droit sur un message et choisir Mettre en attente….
2. Choisissez plus tard aujourd’hui, demain, ce week-end, la semaine prochaine ou Choisir la date et l’heure….
3. Le message attend dans le dossier En attente. À l’heure dite, il revient en haut de votre boîte de réception, non lu.

C’est le serveur de messagerie qui s’en charge, pas votre navigateur : cela marche toutes applications fermées, et le message revient aussi dans Apple Mail ou sur votre téléphone. Vous avez changé d’avis ? Ouvrez-le dans En attente et choisissez Remettre dans la boîte de réception.

Archiver sans crainte

Appuyez sur e pour archiver un message. Il part dans le dossier Archives, où la recherche le retrouve : appuyez sur g pour ouvrir le dossier, puis sur / pour chercher. La recherche comprend des champs comme from:anna, has:attachment ou is:unanswered, et pardonne une faute de frappe dans un mot simple.

Quand vous archivez ou supprimez le message que vous lisez, mello ouvre le suivant : vous traitez un lot sans revenir à la liste. Si vous préférez revenir à la liste à chaque fois, désactivez Avance automatique dans Paramètres → Général.

Pour ce que vous devez faire, appuyez sur s : le message est marqué et apparaît dans l’onglet À faire jusqu’à ce que vous appuyiez de nouveau sur s. Pour un plus gros travail, faites du message une tâche datée : voyez ne plus oublier une relance.

Une routine de dix minutes

Tout ensemble, deux ou trois fois par jour :

1. Appuyez sur 5 pour Personnes. Lisez chaque message une fois.
2. Répondez tout de suite à ce qui prend moins de deux minutes (r pour répondre), et envoyez.
3. Appuyez sur s pour ce qui demande un vrai travail, ou sur b pour mettre en attente ce qui ne compte que plus tard.
4. Appuyez sur e pour tout le reste. L’avance automatique ouvre le message suivant.
5. Appuyez sur 6, puis sur 7. Parcourez newsletters et notifications, sélectionnez la page avec *a, et appuyez sur e.

Ce qui reste ensuite dans votre boîte, c’est ce qui est arrivé pendant que vous travailliez. C’est tout l’intérêt. Toutes les touches sont dans raccourcis clavier, ou appuyez sur ? dans mello.