Cómo no olvidar nunca dar seguimiento a un correo

Dos formas de esperar

Toda conversación abierta espera a alguien:

• A los demás. Hiciste una pregunta, mandaste una cotización o un contrato, y no volvió nada. Si tú no das seguimiento, nadie lo hará.
• A ti. Alguien te pidió algo y pensabas contestar más tarde. Más tarde se convierte en la semana que viene.

Cada caso necesita su herramienta. El primero, un recordatorio que solo llega si no hay respuesta. El segundo, una bandeja que no confunda un mensaje leído con un mensaje resuelto.

Hábitos que funcionan en cualquier app de correo

• Decide al enviar. Cuando escribas algo que necesita respuesta, decide en ese momento cuándo darás seguimiento: mañana, en tres días, la semana que viene. Anótalo en tu calendario o tu lista de tareas si tu app de correo no tiene recordatorios.
• Haz una pregunta clara, con fecha. “¿Me lo confirmas antes del jueves?” recibe más respuestas que “Me avisas”, y te dice cuándo dar seguimiento.
• Lleva una lista de pendientes de respuesta. Una carpeta o etiqueta para el correo enviado del que esperas respuesta. Revísala una vez al día y quita lo que ya se respondió.
• Responde en dos minutos, o conviértelo en tarea. Si una respuesta toma menos de dos minutos, escríbela ahora. Si toma más, crea una tarea con fecha: así el correo puede salir de la bandeja sin que se olvide.
• Da seguimiento con amabilidad. Un mensaje corto en el mismo hilo funciona mejor: “Solo quería confirmar que te llegó.” Sin reproches, sin parrafadas.

Pídele a mello que te lo recuerde

En mello el recordatorio va con el propio mensaje, así que lo configuras mientras escribes.

1. Escribe tu mensaje como siempre.
2. Junto a enviar, elige el botón de la campana, Recordarme si no responden.
3. Elige mañana, en 3 días o la próxima semana (al inicio de la jornada), o Elegir fecha y hora…, y envía.

El mensaje en Enviados muestra una línea: seguimiento, recordatorio en la fecha elegida, si nadie responde. Cancelar recordatorio lo quita.

El recordatorio solo llega si para entonces nadie respondió. Si llega una respuesta en cualquier carpeta, no pasa nada. Si no, el mensaje queda fijado arriba de tu bandeja, bajo Aún sin respuesta. También funciona con Enviar más tarde: el recordatorio espera a que el mensaje salga.

Quien lleva la cuenta es el servidor, no tu navegador. Funciona con el webmail cerrado, y desde cualquier app de correo que envíe a través de mello.

Seguimientos que no pediste

No siempre te vas a acordar de poner un recordatorio. Por eso, cuando envías un mensaje desde el webmail sin recordatorio, mello lo revisa a los tres días. Si nadie respondió, el asistente lo lee y decide si de verdad necesita seguimiento. Un agradecimiento o un simple aviso no. Una pregunta o una solicitud sí.

En ese caso, el mensaje aparece bajo Aún sin respuesta, con el motivo en una línea, y en Borradores te espera un seguimiento: en el mismo hilo, a las mismas personas, con tu firma. Abre el mensaje y elige responder: mello abre ese borrador. Cambia lo que quieras y envíalo, o no.

Para esto hace falta el asistente. Los recordatorios que pones tú siempre llegan: con borrador si el asistente está activado, y sin él si está desactivado.

El correo que te espera a ti

El otro lado funciona igual. Siete días después de que llega un mensaje de una persona, mello lo revisa. Si sigue en tu bandeja, no respondiste y el asistente cree que el remitente espera algo de ti, el mensaje queda fijado arriba de la bandeja, bajo Esperan tu respuesta, con una respuesta redactada en Borradores.

• Responder abre el borrador. Al enviarlo, el recordatorio desaparece.
• Hecho quita el recordatorio y deja el mensaje donde está.
• Archivar o eliminar el mensaje cuenta como resolverlo: lo que ya guardaste no vuelve.

Solo se revisa el correo de personas, nunca newsletters, notificaciones ni spam.

Para ver tú mismo, cuando quieras, lo que no has respondido, elige Sin responder primero en el menú Ordenar por de la lista, o busca is:unanswered.

Convierte correos en tareas

Algunos correos no son respuestas por escribir, sino cosas por hacer: mandar el contrato, reservar la sala. Guárdalos como tareas, no como correo sin leer.

• Desde un mensaje: abre su menú más y elige Añadir tarea. La tarea enlaza al correo, y el correo queda marcado como Pendientes. Al marcar como hecha su última tarea, la marca desaparece.
• Tareas sugeridas: cuando llega un correo de una persona, el asistente sugiere hasta tres tareas, con fecha si el correo la menciona. Aparecen bajo el mensaje y en la página Tareas. Elige Añadir o descártalas: no se añade nada sin ti.
• Solo una marca: presiona s en un mensaje para marcarlo como pendiente, y encuéntralo en la vista Pendientes de la bandeja.

En la página Tareas, la vista De correos muestra cada tarea que salió de un mensaje, con un enlace para abrirlo. Las tareas se guardan en tu calendario, así que también las ves en el teléfono.

Qué hace el asistente, y cómo apagarlo

Los seguimientos automáticos, los recordatorios de respuesta y las tareas sugeridas usan el asistente de mello. Están activados cuando mello ofrece el asistente, y cada uno tiene su propio interruptor en Configuración → IA:

• Sugerir un seguimiento redactado cuando un mensaje enviado no recibe respuesta en 3 días
• Recordarme, con una respuesta redactada, cuando un correo que espera mi respuesta lleva 7 días sin contestar
• Sugerir tareas a partir del correo nuevo (el asistente lee los correos de personas al llegar)

Borradores de respuesta con IA apaga el asistente por completo. Para estas revisiones, el remitente, el asunto y el texto del mensaje van al proveedor de IA de mello, nunca sus adjuntos. El asistente solo redacta: nunca se envía nada sin ti. Más en IA para el correo, sin darle todo.

Con el asistente apagado, los recordatorios que pones tú siguen funcionando, sin borrador.