Cómo domar tu bandeja de entrada: un método tranquilo para el correo
Una bandeja llena rara vez viene de recibir demasiado correo. Viene de abrir cinco veces el mismo mensaje sin decidir qué hacer con él. El método de abajo funciona en cualquier app de correo: revisar por tandas, decidir una vez y dejar que la bandeja se vacíe sola. Después te mostramos cómo mello hace la mayor parte del orden por ti.
Tu bandeja de entrada no es una lista de pendientes
El correo llega en el orden que eligen otros, así que la bandeja de entrada es un mal lugar para seguir tu propio trabajo. Úsala como una mesa de clasificación: cada mensaje que llega espera una decisión y luego se va.
- Lo que tienes que hacer va a una lista de tareas, con fecha si la tiene.
- Lo que puede esperar desaparece hasta el día en que importa.
- Todo lo demás se archiva. El correo archivado no se pierde: está a una búsqueda de distancia.
Una bandeja vacía no es la meta en sí. La meta es que cada mensaje que quede en ella sea uno que todavía no has visto.
Revisa por tandas
Cada vistazo al correo cuesta unos minutos de concentración, encuentres un mensaje o treinta. Así que revisa menos seguido, y hazlo bien.
- Elige dos o tres momentos al día, por ejemplo después de tu primera tarea, después de comer y antes de terminar. Entre uno y otro, deja cerrada la app de correo.
- Desactiva las notificaciones de todo menos de personas. Una newsletter nunca te necesita en los próximos cinco minutos.
- Empieza por el correo de personas. Las newsletters y notificaciones pueden esperar al final de la tanda, o al final de la semana.
Decide una vez
Abre cada mensaje una sola vez y no lo cierres hasta haber decidido. Solo hay cuatro opciones:
- Responder ya, si la respuesta toma menos de dos minutos. Escribirla después toma más tiempo que ahora.
- Convertirlo en tarea, si pide más trabajo que eso.
- Posponerlo, si solo importa más adelante: un boleto para el mes que viene, un recordatorio para el viernes.
- Archivarlo, si no necesita nada de ti. Así es la mayoría del correo.
Si te descubres leyendo un mensaje por segunda vez, detente y elige una de las cuatro.
Deja que mello ordene primero
Al llegar, mello distingue el correo de personas de las newsletters y las notificaciones. Cada mensaje de la lista lleva una pequeña etiqueta news o notif, y las pestañas sobre la lista muestran un tipo a la vez:
| Pestaña | Tecla | |
|---|---|---|
| Todo | Todos | 1 |
| Solo lo que no has leído | No leídos | 2 |
| Los mensajes marcados como pendientes | Pendientes | 3 |
| Lo que quieres tener a mano | Favoritos | 4 |
| El correo de personas | Personas | 5 |
| Newsletters y listas de correo | Newsletters | 6 |
| Recibos, alertas, avisos de envío | Notificaciones | 7 |
Empieza cada tanda por Personas. Luego repasa rápido Newsletters y Notificaciones, al final. Para deshacerte de ellas para siempre, lee newsletters y suscripciones.
Las notificaciones en tu teléfono o tu computadora siguen la misma idea. En Configuración → Notificaciones, las newsletters y listas de correo no te avisan, salvo que actives También para newsletters y listas de correo.
Lee toda la conversación de una vez
La mitad del tiempo que pasas en el correo se va en averiguar qué se dijo antes. En mello, un mensaje abierto muestra su conversación alrededor: Antes en esta conversación arriba, Después en esta conversación abajo, con tus propias respuestas de Enviados y los mensajes que archivaste. Solo el mensaje justo anterior aparece desplegado; haz clic en una línea para abrir otro.
Así respondes al último mensaje sin buscar el primero, y archivas todo el intercambio con la conciencia tranquila.
Pospón lo que puede esperar
Posponer saca un mensaje de la bandeja de entrada y lo trae de vuelta cuando lo necesitas. Es la versión honesta de “lo dejo ahí para no olvidarme”.
- Ve a un mensaje de la lista con las flechas, o ábrelo, y presiona b. También puedes hacer clic derecho en un mensaje y elegir Posponer….
- Elige más tarde hoy, mañana, este fin de semana, la próxima semana o Elegir fecha y hora….
- El mensaje espera en la carpeta Pospuestos. A esa hora vuelve arriba de tu bandeja de entrada, sin leer.
Lo hace el servidor de correo, no tu navegador: funciona con todas las apps cerradas, y el mensaje también vuelve en Apple Mail o en tu teléfono. ¿Cambiaste de idea? Ábrelo en Pospuestos y elige Volver a Recibidos ahora.
Archiva sin miedo
Presiona e para archivar un mensaje. Pasa a la carpeta Archivo, donde la búsqueda lo sigue encontrando: presiona g para abrir la carpeta y luego / para buscar. La búsqueda entiende campos como from:anna, has:attachment o is:unanswered, y perdona un error de tipeo en una palabra simple.
Cuando archivas o eliminas el mensaje que estás leyendo, mello abre el siguiente: recorres una tanda sin volver a la lista. Si prefieres volver a la lista cada vez, desactiva Avance automático en Configuración → General.
Para lo que tienes que hacer, presiona s: el mensaje queda marcado y aparece en la pestaña Pendientes hasta que vuelvas a presionar s. Para trabajos más grandes, convierte el mensaje en una tarea con fecha: lee no vuelvas a olvidar un seguimiento.
Una rutina de diez minutos
Todo junto, dos o tres veces al día:
- Presiona 5 para Personas. Lee cada mensaje una vez.
- Responde enseguida lo que toma menos de dos minutos (r para responder), y envía.
- Presiona s para lo que pide trabajo de verdad, o b para posponer lo que solo importa más adelante.
- Presiona e en todo lo demás. El avance automático abre el siguiente mensaje.
- Presiona 6 y luego 7. Repasa newsletters y notificaciones, selecciona la página con
*a, y presiona e.
Lo que queda después en tu bandeja es lo que llegó mientras trabajabas. De eso se trata. Todas las teclas están en atajos de teclado, o presiona ? en mello.