Como nunca mais esquecer de cobrar a resposta de um e-mail

Dois tipos de espera

Toda conversa aberta está esperando alguém:

• Os outros. Você fez uma pergunta, mandou um orçamento ou um contrato, e nada voltou. Se você não cobrar, ninguém vai.
• Você. Alguém pediu algo e você ia responder mais tarde. Mais tarde vira a semana que vem.

Cada caso pede uma ferramenta. O primeiro, um lembrete que só aparece se nenhuma resposta chegar. O segundo, uma caixa de entrada que não confunda mensagem lida com mensagem resolvida.

Hábitos que funcionam em qualquer app de e-mail

• Decida ao enviar. Quando você escreve algo que precisa de resposta, decida na hora quando vai cobrar: amanhã, em três dias, semana que vem. Anote no calendário ou na lista de tarefas se o seu app de e-mail não tiver lembretes.
• Faça uma pergunta clara, com data. “Você consegue me confirmar até quinta?” recebe mais respostas do que “Me avisa”, e diz a você quando cobrar.
• Mantenha uma lista de espera. Uma pasta ou marcador para e-mails enviados dos quais você espera resposta. Dê uma olhada uma vez por dia e tire o que já foi respondido.
• Responda em dois minutos, ou vire tarefa. Se uma resposta leva menos de dois minutos, escreva agora. Se leva mais, crie uma tarefa com data: assim o e-mail pode sair da caixa de entrada sem ser esquecido.
• Cobre com gentileza. Uma mensagem curta na mesma conversa funciona melhor: “Só queria confirmar se isto chegou.” Sem culpa, sem textão.

Peça ao mello para lembrar você

No mello, o lembrete vai junto com a própria mensagem, então você o define enquanto escreve.

1. Escreva sua mensagem como sempre.
2. Ao lado de enviar, escolha o botão do sino, Lembrar-me se não houver resposta.
3. Escolha amanhã, em 3 dias ou na próxima semana (no início do dia de trabalho), ou Escolher data e hora…, e envie.

A mensagem em Enviados mostra uma linha: acompanhamento, lembrete na data escolhida, se ninguém responder. Cancelar lembrete remove o lembrete.

O lembrete só aparece se ninguém tiver respondido até lá. Se uma resposta chegar em qualquer pasta, nada acontece. Se não, a mensagem fica fixada acima da sua caixa de entrada, em Ainda sem resposta. Também funciona com Enviar mais tarde: o lembrete espera a mensagem sair.

Quem acompanha é o servidor, não o seu navegador. Funciona com o webmail fechado, e de qualquer app de e-mail que envie pelo mello.

Cobranças que você não pediu

Nem sempre você vai lembrar de definir um lembrete. Por isso, quando você envia uma mensagem pelo webmail sem lembrete, o mello a verifica depois de três dias. Se ninguém respondeu, o assistente lê a mensagem e decide se ela precisa mesmo de uma cobrança. Um agradecimento ou um simples aviso não precisa. Uma pergunta ou um pedido, sim.

Nesse caso, a mensagem aparece em Ainda sem resposta, com o motivo em uma linha, e um acompanhamento espera por você em Rascunhos: na mesma conversa, para as mesmas pessoas, com a sua assinatura. Abra a mensagem e escolha responder: o mello abre esse rascunho. Mude o que quiser e envie, ou não.

Isso precisa do assistente. Os lembretes que você define sempre aparecem: com rascunho quando o assistente está ligado, e sem quando está desligado.

E-mails que esperam por você

O outro lado funciona do mesmo jeito. Sete dias depois que chega uma mensagem de uma pessoa, o mello a verifica. Se ela ainda está na sua caixa de entrada, você não respondeu e o assistente acha que o remetente espera algo de você, a mensagem fica fixada acima da caixa de entrada, em Aguardam a sua resposta, com uma resposta redigida em Rascunhos.

• Responder abre o rascunho. Enviá-lo remove o lembrete.
• Feito remove o lembrete e deixa a mensagem onde está.
• Arquivar ou excluir a mensagem conta como resolvê-la: o que você guardou não volta.

Só e-mails de pessoas são verificados, nunca newsletters, notificações ou spam.

Para ver você mesmo, a qualquer hora, o que ainda não respondeu, escolha Sem resposta primeiro no menu Ordenar por da lista, ou pesquise is:unanswered.

Transforme e-mails em tarefas

Alguns e-mails não são respostas a escrever, e sim coisas a fazer: mandar o contrato, reservar a sala. Guarde esses como tarefas, não como e-mails não lidos.

• A partir de uma mensagem: abra o menu mais e escolha Adicionar tarefa. A tarefa leva de volta ao e-mail, e o e-mail fica marcado como Pendentes. Ao concluir a última tarefa dele, a marca sai.
• Tarefas sugeridas: quando chega um e-mail de uma pessoa, o assistente sugere até três tarefas, com data quando o e-mail diz quando. Elas aparecem abaixo da mensagem e na página Tarefas. Escolha Adicionar ou dispense: nada é adicionado sem você.
• Só uma marca: pressione s numa mensagem para marcá-la como pendente, e encontre-a na visualização Pendentes da caixa de entrada.

Na página Tarefas, a visualização De e-mails lista cada tarefa que veio de uma mensagem, com um link para abri-la. As tarefas ficam no seu calendário, então aparecem no celular também.

O que o assistente faz, e como desligá-lo

Acompanhamentos automáticos, lembretes de resposta e tarefas sugeridas usam o assistente do mello. Eles ficam ligados quando o mello oferece o assistente, e cada um tem sua chave em Configurações → IA:

• Sugerir um acompanhamento redigido quando uma mensagem enviada fica 3 dias sem resposta
• Lembrar-me, com uma resposta redigida, quando um e-mail que espera por mim fica 7 dias sem resposta
• Sugerir tarefas a partir de e-mails novos (o assistente lê os e-mails de pessoas quando chegam)

Rascunhos de resposta com IA desliga o assistente por completo. Para essas verificações, o remetente, o assunto e o texto da mensagem vão para o provedor de IA do mello, nunca os anexos. O assistente só redige: nada é enviado sem você. Saiba mais em IA para e-mail, sem entregar tudo.

Com o assistente desligado, os lembretes que você define continuam funcionando, sem rascunho.