Como domar sua caixa de entrada: um método tranquilo para o e-mail
Uma caixa cheia raramente vem de e-mail demais. Vem de abrir cinco vezes a mesma mensagem sem decidir o que fazer com ela. O método abaixo funciona em qualquer app de e-mail: conferir em blocos, decidir uma vez e deixar a caixa se esvaziar sozinha. Depois mostramos como o mello faz a maior parte da triagem por você.
Sua caixa de entrada não é uma lista de tarefas
Os e-mails chegam na ordem que outras pessoas escolhem, então a caixa de entrada é um lugar ruim para acompanhar o seu próprio trabalho. Use-a como uma mesa de triagem: cada mensagem que chega espera uma decisão e depois sai.
- O que você precisa fazer vai para uma lista de tarefas, com data se tiver uma.
- O que pode esperar some até o dia em que importa.
- Todo o resto é arquivado. E-mail arquivado não some: está a uma pesquisa de distância.
Uma caixa vazia não é o objetivo em si. O objetivo é que cada mensagem que fica nela seja uma que você ainda não viu.
Confira em blocos
Cada olhada no e-mail custa alguns minutos de concentração, seja uma mensagem ou trinta. Então confira menos vezes, e faça direito.
- Escolha dois ou três horários por dia, por exemplo depois da primeira tarefa, depois do almoço e antes de encerrar. Entre eles, deixe o app de e-mail fechado.
- Desative as notificações de tudo, menos de pessoas. Uma newsletter nunca precisa de você nos próximos cinco minutos.
- Comece pelos e-mails de pessoas. Newsletters e notificações podem esperar o fim do bloco, ou o fim da semana.
Decida uma vez
Abra cada mensagem uma única vez, e não a feche antes de decidir. Só existem quatro opções:
- Responder já, se a resposta leva menos de dois minutos. Escrever depois leva mais tempo do que agora.
- Transformar em tarefa, se pede mais trabalho do que isso.
- Adiar, se só importa mais tarde: um ingresso para o mês que vem, um lembrete para sexta.
- Arquivar, se não precisa de nada de você. É o caso da maioria dos e-mails.
Se você se pegar lendo uma mensagem pela segunda vez, pare e escolha uma das quatro.
Deixe o mello triar primeiro
Na chegada, o mello separa os e-mails de pessoas das newsletters e notificações. Cada mensagem da lista tem uma pequena etiqueta news ou notif, e as abas acima da lista mostram um tipo de cada vez:
| Aba | Tecla | |
|---|---|---|
| Tudo | Todos | 1 |
| Só o que você não leu | Não lidos | 2 |
| As mensagens marcadas como pendentes | Pendentes | 3 |
| O que você quer ter à mão | Favoritos | 4 |
| Os e-mails de pessoas | Pessoas | 5 |
| Newsletters e listas de e-mail | Newsletters | 6 |
| Recibos, alertas, avisos de envio | Notificações | 7 |
Comece cada bloco por Pessoas. Depois passe rápido por Newsletters e Notificações, no fim. Para se livrar delas de vez, leia newsletters e assinaturas.
As notificações no celular ou no computador seguem a mesma ideia. Em Configurações → Notificações, newsletters e listas de e-mail não notificam você, a não ser que você ative Também para newsletters e listas de e-mail.
Leia a conversa inteira de uma vez
Metade do tempo gasto com e-mail vai para descobrir o que foi dito antes. No mello, uma mensagem aberta mostra a conversa ao redor dela: Antes nesta conversa acima, Depois nesta conversa abaixo, com as suas próprias respostas de Enviados e as mensagens que você arquivou. Só a mensagem logo antes aparece aberta; clique em uma linha para abrir outra.
Assim você responde à última mensagem sem procurar a primeira, e arquiva a troca inteira com a consciência tranquila.
Adie o que pode esperar
Adiar tira uma mensagem da caixa de entrada e a traz de volta quando você precisa dela. É a versão honesta de “vou deixar aqui para não esquecer”.
- Vá até uma mensagem da lista com as setas, ou abra-a, e pressione b. Você também pode clicar com o botão direito em uma mensagem e escolher Adiar….
- Escolha mais tarde hoje, amanhã, neste fim de semana, na próxima semana ou Escolher data e hora….
- A mensagem espera na pasta Adiados. Na hora marcada, ela volta para o topo da caixa de entrada, não lida.
Quem faz isso é o servidor de e-mail, não o seu navegador: funciona com todos os apps fechados, e a mensagem também volta no Apple Mail ou no celular. Mudou de ideia? Abra-a em Adiados e escolha Voltar para a Caixa de entrada agora.
Arquive sem medo
Pressione e para arquivar uma mensagem. Ela vai para a pasta Arquivo, onde a pesquisa continua a encontrá-la: pressione g para abrir a pasta e depois / para pesquisar. A pesquisa entende campos como from:anna, has:attachment ou is:unanswered, e perdoa um erro de digitação em uma palavra simples.
Quando você arquiva ou exclui a mensagem que está lendo, o mello abre a seguinte: você passa por um bloco sem voltar à lista. Se preferir voltar à lista toda vez, desative Avanço automático em Configurações → Geral.
Para o que você precisa fazer, pressione s: a mensagem fica marcada e aparece na aba Pendentes até você pressionar s de novo. Para trabalhos maiores, transforme a mensagem em uma tarefa com data: leia nunca mais esqueça um acompanhamento.
Uma rotina de dez minutos
Tudo junto, duas ou três vezes por dia:
- Pressione 5 para Pessoas. Leia cada mensagem uma vez.
- Responda na hora o que leva menos de dois minutos (r para responder), e envie.
- Pressione s para o que pede trabalho de verdade, ou b para adiar o que só importa mais tarde.
- Pressione e em todo o resto. O avanço automático abre a próxima mensagem.
- Pressione 6 e depois 7. Passe os olhos nas newsletters e notificações, selecione a página com
*a, e pressione e.
O que fica na caixa depois disso é o que chegou enquanto você trabalhava. É exatamente essa a ideia. Todas as teclas estão em atalhos de teclado, ou pressione ? no mello.